16 entreprises d'externalisation administrative

C’est décidé, les dernières semaines vous ont convaincu d’externaliser votre gestion administrative et de ne pas recruter.

L’externalisation administrative est un réel enjeu pour les TPE/PME, retrouvez-nous infographie sur le sujet en cliquant ici.

Mais comment faire concrètement ?

• Vous ne voulez pas faire passer une dizaine d’entretiens de recrutement.
• Vous avez en tête l’erreur de casting de l’année dernière
• Vous ne voulez pas d’un professionnel qui vous réclamera un CDI dans 6 mois
• Vous ne voulez pas d’un jeune diplômé qu’il faudra former de longs mois
• Vous ne savez pas comment attirer « un bon » dans votre entreprise !

Vous voulez avant tout un professionnel aguerri, qui sera opérationnel immédiatement et qui vous apportera en plus de son travail des idées et « bonnes pratiques » pour améliorer votre organisation.

Pas de panique, voici un guide des sociétés pouvant répondre à tout ou partie de vos demandes. Chacune des sociétés analysées a ses avantages et ses limites.

Nous avons souhaité apporter un coup de projecteur sur ces entreprises souvent innovantes qui se sont toutes fixées pour objectif d’aider les TPE/PME et professions libérales à se décharger de leur administratif pour mieux se concentrer sur leur cœur de métier.

Mais en y regardant de plus près, moi qui ai créé ma société d’externalisation administrative et RH, je réalise que le marché est en réalité composé de 4 grands types d’acteurs :

• Les prestataires de services spécialisés dans la gestion administrative
• Les éditeurs offrant des services basés essentiellement sur une technologie et à la marge des services
• Les portails et/ou places de marchés
• Les prestataires off-shore

Chacun a ciblé une partie du marché qui lui convient le mieux, une zone géographique ou un pays, des services spécifiques et un mode de délivrance à distance ou sur place.

Chaque acteur dispose de ses candidats, plus ou moins bien « validés ». En effet, certains acteurs mentionnés annoncent 6.000 et même 20.000 (!) profils « sélectionnés ».

A chacun de vérifier le niveau de sélection qui vous est important …

Il existe 4 types de prestataires dans la liste ci-dessous :

– Les prestataires de services spécialisés disposant d’un réseau d’indépendants ou de salariés
– Les franchises
– Les sociétés off-shore
– Les plateformes internet et portails

Votre choix doit se faire sur des critères objectifs et en particulier :

– La pérennité de la société (ancienneté, nombre de clients, …)
– La qualité de ses « consultants » ou « intervenants »
– Sa capacité à s’engager sur les prestations
– La profondeur de son offre
– La répartition géographique
– La capacité à comprendre vos problématiques sectorielles (avocat, médecin, …)
– Les partenaires (experts comptables, éditeurs, …)

• Comment trouver les bonnes compétences, au bon moment et au bon endroit ?
• Comment déléguer en toute confiance tout en évitant de recruter et prendre de risques ?

3H18 vous met en relation sous avec des assistants pros qui interviendront chez vous ou en télétravail.

3H18 est un service sans frais et sans abonnement, vous ne payez que les heures de travail dont vous avez besoin.

C’est notre engagement pour booster la flexibilité des petites entreprises et permettre aux chefs d’entreprise de se concentrer sur le développement de leur activité.

CONFIDENTIALITÉ

• Les assistants 3H18 sont tenus au secret professionnel sans limitation de durée.
• Nous assurons la protection de vos données personnelles conformément à la réglementation en vigueur.

COMPÉTENCE

• Profitez de nos prestations sur mesure en gestion administrative, RH, commercial & marketing
• Chaque assistant 3H18 est validé et compétent ce qui garantit son efficacité.
• Sélection des freelances les plus professionnels, les plus motivés
• Tous les membres du réseau 3H18 interviennent dans le cadre de notre Charte Qualité.

DISPONIBILITÉ

• Les assistants 3H18 sont à votre écoute du lundi au samedi.
• Choisissez entre des services ponctuels ou réguliers adaptés à votre situation.
• 3H18 assure la continuité du service avec le remplacement de votre assistant en cas de congés, maladie ou accident.

TRANSPARENCE

• La fiche descriptive de prestation est annexée à chaque contrat.
• Nos tarifs sont fixes et garantis pendant toute la durée du contrat.
• Toutes nos interventions font l’objet d’un devis et sont planifiées avec vous.
• Vous disposez d’un audit gratuit de vos besoins et d’une proposition détaillée.

Malt est la solution pour trouver et gérer simplement les meilleurs freelances. Elle s’adapte à la taille de votre organisation et au nombre de collaborateurs

Nous sommes convaincus que le talent ne peut être qu’humain.
Le talent n’est pas une marchandise. Il ne se brade pas. Il ne se sous-vend pas.
Il ne s’automatise pas. Au contraire, nous pensons que le talent doit être libre pour être performant.

Nous sommes persuadés que la créativité naît des rencontres et que la proximité est une des clés du succès. Les plus belles aventures naissent toujours du brassage de compétences, ainsi que d’échanges transparents et bienveillants.

Nous mettons en relation des freelances et des entreprises, mais nous allons plus loin. Nous créons les conditions pour que leurs échanges soient fluides et leurs projets ambitieux.

Nous avons à cœur de permettre à chaque membre de notre communauté de s’épanouir dans son travail, d’être autonome et de faire ses choix au plus près de ce qu’il est vraiment

Notre souhait est de rassembler la communauté des assistants freelances.

Dans les grandes entreprises, ils travaillent dans les fonctions support en tant qu’assistant RH, assistant ADV, assistant de direction, assistant comptable, assistant juridique. Dans les plus petites entreprises, ils sont souvent le bras droit du dirigeant ou celui qui est au service de toute l’équipe : office manager, assistant de gestion PME-PMI, assistant administratif et maintenant on rencontre même des “happiness officers”.

Ces fonctions sont parfois mal considérées mais chez le GoodStaff, nous pensons qu’elles sont essentielles et qu’un freelance apporte beaucoup au métier, grâce à ses méthodes structurantes, ses outils ultra pratiques qui font gagner du temps, sa maîtrise des méandres de l’administration et simplement son enthousiasme. Nous avons déjà rencontré presqu’une centaine de freelances : toujours ultra-polyvalents, performants, organisateurs nés, motivés, responsables et parfois un peu magiciennes…

Eh oui, ce sont souvent des femmes ! Nous les appelons assistants « nouvelle génération ».

Depuis quelques années, le poste d’office manager s’est fortement développé. Pour les dirigeants de start-up, TPE ou PME, la tentation est forte de recruter en interne pour cette fonction clef de l’entreprise.

Malheureusement, trop souvent, les personnes qui postulent et vous rejoignent n’ont pas de formation spécifique sur les différents aspects du métier (Comptabilité, Paie, Recouvrement, etc).

Avant de prendre la décision d’internaliser cette fonction, ayez bien en tête le coût réel de l’embauche d’une personne chez vous.

Le K-movement est notre base de donnée interne. Il regroupe à la fois nos méthodes pour les missions réalisées, nos process pour les outils, nos astuces pour gagner du temps et notre programme de formation. Le K-movement est enrichi et actualisé chaque jour. Une newsletter interne permet à nos office manager de s’informer sur les nouvelles législations RH, les mises à jour des logiciels que nous utilisons et les conseils de la semaine pour gagner en productivité.

L’assistance administrative repose sur une pluralité de compétences et demande l’implication de différents services au sein d’une même entreprise. Au-delà des missions de secrétariat, chaque agent indépendant de notre réseau accompagne le chef d’entreprise, et les collaborateurs dévolus aux fonctions comptables, sur d’autres problématiques connexes et complémentaires, de l’accompagnement à la gestion RH à un soutien aux activités commerciales.

Aadprox vous permet de gagner un temps précieux et vous décharge de nombreuses tâches secondaires, pourtant essentielles, pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : assurer le développement et la pérennité de votre entreprise.

Nous sommes conscients de l’importance et de l’incidence de chaque mission sur l’activité. Un plan de formation approprié, par exemple, participe autant à l’amélioration de la productivité opérationnelle qu’à un climat social apaisé ainsi qu’à une meilleure motivation. Une gestion saine des relations avec les clients évite une dégradation de la réputation de votre entreprise et favorise la fidélisation de la clientèle acquise. Afin de répondre à ce niveau d’exigence, les professionnels indépendants et experts dans leur domaine vous accompagnent au quotidien dans le pilotage, l’organisation et la gestion de votre activité.

Des agents indépendants qualifiés

Il existe différentes formations possibles (BTS, DUT…), en initiale comme en alternance, pour se lancer dans la gestion administrative. Les membres franchisés de notre réseau disposent d’un parcours d’enseignement qui leur permet d’assurer pleinement leurs tâches. Ils ont un diplôme équivalent aux missions qui leur sont confiées.

Vous ne supportez plus d’être perturbés par des appels téléphoniques (démarchage, enquêtes…)

• Vos patients ont du mal à vous joindre
• Vous souhaitez optimiser votre agenda et gérer vos consultations efficacement
• Un imprévu de dernière minute, il faut déplacer une journée de consultation
• Vous ne supportez plus les rdv non honorés
• Vous souhaitez pouvoir proposer à vos patients la prise de rdv sur internet
• Vous assurer d’une permanence téléphonique continue, pas de congés, pas d’arrêt maladie

NOTRE PRESTATION

• Accueil téléphonique personnalisé de 08H00 à 19H00, le samedi de 09H00 à 12H00
• Gestion des rendez-vous
• Agenda partagé, synchronisation Google
• Identification et qualification de l’appel
• Filtrage des appels
• Traitement des urgences
• A la demande rappel des patients
• Espace client disponible 24h/24h

RAPPELS DES RDV PAR SMS

• Fini les rendez-vous non honorés, grâce au rappel de rendez-vous par SMS, vos patients n’oublieront plus leur rdv

RDV SUR INTERNET

• Vos patients peuvent prendre RDV 24h/24h
• Avec RDV MEDICAUX développez votre patientèle
• Communiquez sur internet : horaires, plans d’accès, spécialités, moyens de paiement…

L’équipe du eReceptionist Virtual PA combinera de manière harmonieuse le soutien en direct et votre compte eReceptionist existant, avec son excellente gestion des appels et ses services de répondeur téléphonique.

eReceptionist est une solution de gestion d’appels entrants facile d’utilisation et qui vous apporte tous les avantages d’une réceptionniste à temps plein pour une fraction du coût. Que vous cherchiez un numéro de téléphone fixe simple à mémoriser ou un numéro plus un système téléphonique virtuel avec plusieurs extensions, eReceptionist à la solution qu’il vous faut. La plupart du temps vous pouvez même ajouter eReceptionist à un numéro de téléphone existant afin de bénéficier de tous les avantages d’un standard virtuel sans avoir à changer de numéro.

eReceptionist comprend le transfert d’appels, un message d’accueil, des extensions, la transcription de vos messages vocaux envoyées via email et le filtrage d’appels ainsi que l’option d’enregistrement d’appels.

Gestion Services 17 est un Service administratif externalisé situé à La Rochelle. Suivi comptable, tri et classement des papiers, tableau de pilotage, social… nous sommes votre interlocuteur unique pour la gestion administrative de votre entreprise !

Polyvalence, réactivité et souplesse au service de votre organisation
L’administratif est une contrainte pour vous ? Pour nous, c’est un plaisir !

Organiser, accompagner, proposer des solutions et des outils adaptés, permettre aux dirigeants ou aux particuliers d’optimiser leur activité, c’est ce qui nous motive au quotidien !

• Manque de temps pour développer votre activité, besoin de vous concentrer sur votre cœur de métier, vous libérer l’esprit des contraintes administratives
• Surcroît d’activité : besoin de renfort pour vos équipes en place
• Nécessité d’avoir un interlocuteur unique, qui applique vos méthodes de travail, tout en étant source de propositions
• Absence d’un salarié
• Difficulté à recruter pour des missions ponctuelles ou pour un temps très partiel
• Désintérêt ou lacunes pour certaines tâches

Une ambition : simplifier la comptabilité de millions d’indépendants

Nous construisons une application intelligente basée sur l’intelligence artificielle qui permet d’automatiser les tâches comptables les plus chronophages.
20 fois plus rapide qu’un logiciel traditionnel et 4 fois moins cher qu’un expert-comptable, Georges est la révolution du logiciel de comptabilité indépendant.

Cibles

Vous êtes une startup, une PME, un grand groupe, un service public ou une association ? Vous exercez une profession libérale (avocat, médecin, architecte…) ?

Pourquoi ?

Vous cherchez à développer votre entreprise ou optimiser son efficacité ? La gestion administrative vous prend du temps et grève votre productivité ? La maîtrise des coûts est un critère essentiel pour vous ?
A chaque étape de la vie d’une entreprise les besoins diffèrent et nécessitent une adaptation qui ne relève pas forcément de l’embauche. Or, par manque de temps, la gestion administrative peut devenir lourde et contraignante …

L’offre Officéo

Officéo vous propose donc une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins : des services administratifs délivrés par des assistants professionnels à la demande.

Ainsi, optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (CDI ou CDD), moins coûteuse que l’intérim et plus fiable qu’un freelance en direct.

Selon vos souhaits ou nécessités, nous vous donnons la possibilité de faire appel, à l’envi, à une assistante administrative dans vos locaux ou à distance.
Les services administratifs aux entreprises effectués, sans embauche, par nos assistants de gestion professionnels permettent ainsi de vous recentrer sur votre cœur de métier ou de libérer vos ressources sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

En tant que qu’assistante indépendante, je peux vous proposer de nombreuses prestations.
Que ce soit pour gérer des tâches administratives ou bien vous aider dans la gestion commerciale, je suis la personne qu’il vous faut pour vous épauler dans votre quotidien.
Je peux également vous seconder dans la gestion de votre personnel ou le recrutement, ce qui vous libérera du temps pour vous consacrer à votre métier.
Nouveau : vous avez des démarches administratives à réaliser auprès d’organismes (impôts, RSI, CCI ou CMA) et cela vous prend trop de temps. N’hésitez pas à déléguer ces tâches à une assistante indépendante, pour vous faire gagner un temps précieux. Pour certaines démarches, je suis assistée par une professionnelle dans le domaine juridique afin de vérifier tous vos documents avant envoi.

Se lancer dans la réponse aux marchés publics (ou appels d’offres) n’est pas toujours chose facile : cela prend du temps, nécessite un minimum d’investissement et de connaissances, la concurrence est rude et surtout il n’y a aucune garantie de résultat.
Seulement, pour gagner de nouvelles commandes, vous êtes parfois obligé d’en passer par là, et vous ne savez pas comment vous y prendre : Comment prendre connaissance des appels d’offres ? Comment répondre ? Vous ne savez pas ce qu’est un DC4, un CCAP, un CCTP ? Comment rédiger votre mémoire technique ?
En tant que secrétaire indépendante, je peux vous accompagner dans ces démarches et vous aider pour constituer vos dossiers de réponse.

Je possède une solide expérience dans la gestion des appels d’offres, j’ai également suivi une formation auprès de la CCI sur la réponse dématérialisée.

Voici comment je peux vous aider :

• Mise en place des outils de veille des marchés publics
• Veille des appels d’offres (vous ne recevez dans ce cas que les marchés pertinents pour vous)
• Aide à la préparation du dossier (partie administrative, CCAP, CCTP…)
• Aide à la rédaction du mémoire technique, ou simplement mise en page du mémoire technique s’il est déjà rédigé
• Préparation du courrier d’accompagnement
• Gestion du planning pour la réalisation du dossier et envoi dans les délais

Vos tâches administratives vous prennent beaucoup de temps et vous empêchent de vous concentrer sur votre cœur de métier ? Vous n’avez pas le budget ou la charge de travail suffisante pour embaucher une assistante ? Vous faites face à un surcroît d’activité temporaire ?

Votre Bureau Privé met à disposition des dirigeants de TPE (start up, commerçants et professions libérales…) et PME de tous secteurs d’activité, une assistante administrative et commerciale pour les accompagner dans leur gestion.
Nous adaptons notre temps de travail aux besoins réels de votre entreprise. Vous bénéficiez d’une assistance régulière, de quelques jours par mois à quelques jours par semaine, ou ponctuelle en fonction de votre demande.
Nos interventions s’effectuent à distance ou sur site.
Notre mission ? Vous faire gagner du temps et vous permettre de vous consacrer pleinement à votre activité.

Un service à la carte

• Organisation administrative

Durant une demi-journée, nous nous déplaçons pour comprendre votre organisation administrative et être force de proposition sur différentes optimisations pratiques qui vous permettront de gagner du temps. Nous formalisons le tout dans un document clair et pratique. Une autre demi-journée sera planifiée par la suite pour mettre en pratique cette nouvelle organisation et vous rendre totalement autonome. Vous gagnez en simplicité, en efficacité et optimisez votre temps au quotidien.

• Gestion ponctuelle ou régulière

Nous vous assistons de manière ponctuelle ou régulière dans votre gestion administrative et commerciale. Nous nous adaptons à votre entreprise et à son organisation existante et pouvons mettre en place une gestion simplifiée. La fréquence de nos interventions est déterminée en fonction de vos besoins. Nous travaillons à distance ou sur site.

Officy accompagne ses clients dans l’optimisation, la digitalisation et l’exécution quotidienne de leur Office Management.

Pure player de l’Office Management, Officy orchestre, digitalise et automatise la gestion quotidienne de plus de 150 startups et PME depuis 2017.

Partageant la même conviction que l’émergence de nouveaux outils digitaux et l’accélération du monde des affaires impliquent de gérer l’entreprise autrement, Leslie et Laurent ont bâti une équipe de plus de 25 OM, 100% en CDI temps plein, capables de relever les défis du quotidien sur l’administratif comptable et RH, l’administration de ventes et la vie du bureau et des équipes.

Intervenant dans le cadre de partenariats long-terme (>1 an) comme sur des périodes de transition, nos OM sont auprès de leurs clients entre 1 et 4 jours par semaine, avec le support permanent de Céline, leur manager opérationnelle. Ils/elles bénéficient également de formations fréquentes, du support d’une communauté d’experts et d’accès prioritaires aux services de partenaires (Saas ou prestataires).

L’obsession d’Officy : faire progresser ses OM et ses clients.

VOUS ETES CONVAINCUS ?

Prenons rdv pour un entretien conseil gratuit de 30 minutes. Ce sera la première étape de notre méthode.

Vous pouvez demander cet entretien dès maintenant en réservant l’heure et la date qui vous conviennent sur ce lien.