PME : 5 solutions pour externaliser dès demain votre administratif

Avant réservée aux grandes entreprises, l’externalisation devient une solution tout à fait appropriée pour les PME, TPE et cabinets d’avocats souhaitant se décharger de tâches chronophages telles que la facturation, le recouvrement, la précomptabilité, les formalités diverses, les tâches RH courantes, …

Les types de services existants sont divers, certains faisant intervenir un expert dans vos locaux, d’autres externalisant l’ensemble des travaux dans leurs centres de production. Ils ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients.

Marc Le Vernoy, fondateur de 3H18, passe en revue pour vous chaque solution.

Un petit tour d’horizon qui vous permet d’en savoir un peu plus avant de faire votre choix.

La mutualisation des prestations, des hommes et des outils au sein d’un prestataire de service tel que Docapost, ADP, YourBO,… permet de proposer des services de back office à des tarifs intéressants .

Ce type de solution existe depuis longtemps dans les grands groupes. Il a selon moi été, pour les PME, de proposer des processus de traitements relativement standardisés , ce qui permet de structurer les entreprises ayant besoin d’organisation.

Des prestataires se sont développés en France et certaines de leurs «usines de traitement» en Afrique du Nord, Madagascar ou l’Ile Maurice.

Les principaux avantages :

• Des tarifs souvent assez compétitifs
• Une forte capacité de production

Les limites :

• Manque de flexibilité pour les très petites structures
• Pas d’intervention possible au sein même de l’entreprise

L’évolution de la numérisation des documents dans les entreprises et la demande s’accumulent en conseil pousse les cabinets à reconsidérer leur modèle.

Moins de saisie comptable, moins de collaborateurs, plus de services à valeur ajoutée, plus de conseil aux dirigeants, aux entrepreneurs,… Un témoignage vidéo d’expert comptable nous explique sa stratégie et comment il envisage d’avoir la partie de clients digitalisés.

L’ extériorisation reste un service proposé par certains grands cabinets tels que Grant Thornton ou RCA mais au-delà de la paie et des conseils RH, et parfois de formalités administratives (création de structure,…), il est rare de voir un cabinet donné une prise en charge totale des sujets administratifs et RH dans leur forme très opérationnelle .

On peut le comprendre: les collaborateurs sont de plus en plus difficiles à recruter, ancien et fidéliser et leur souhait est souvent de se consacrer à la relation client et au conseil.

Enfin, les cabinets ont déjà un fort à faire dans le développement de services nouveaux et la mise en place d’outils digitaux.

Les principaux avantages :

• Un interlocuteur connaissant déjà l’entreprise
• Des collaborateurs (parfois) disponibles pour des missions de sous traitance

Les limites :

• Plus du conseil que de l’externalisation totale des tâches administratives chronophages
• Un coût relativement important (~560 – 700 € pour une journée de 7H00) et manque de personnel en quantité suffisante

Beaucoup d’anciens cadres reconvertis occupent ce créneau.

Il n’est pas rare que les PME recherchent l’expertise et la flexibilité fassent appel à leurs services.

lls connaissent souvent des secteurs ou des types de clientèle spécifiques, ce qui leur donne une légitimité supplémentaire. Leur expérience permet de s’entourer de véritables «partenaires commerciaux» sans payer le prix à temps plein.

Enfin, certaines sont capables de conseiller les entreprises sur les choix d’outils et de solutions informatiques permettant d’automatiser les tâches administratives.

Les principaux avantages :

• Leur expertise permettant d’impacter rapidement les résultats
• La flexibilité de leur mode d’intervention (Paris – Province, mission ponctuelle ou récurrente).

Les limites :

• Le coût relativement élevé de leurs interventions (~1.500 € la journée) au regard du besoin en externalisation administrative et RH
• Les prestations se concentrent sur le pilotage et moins sur l’exécution des tâches.

Beaucoup de sociétés font appel aux services d’interim car ce métier, encore très réglementé, apporte la souplesse nécessaire en cas de recrutements massifs ou de recours à des expertises non présentes en entreprise. De nouveaux modèles de sociétés d’interim ont fait leur apparition sur le marché. Leur objectif : se « tailler une part du gâteau » face aux 3 grands acteurs que sont Manpower, Adecco, Randstadt.

Les principaux avantages :

• Le choix très grand de profils variés partout en France
• La sécurité de disposer d’un interlocuteur régional

Les limites et freins pour les PME :

• Ce n’est pas la bonne solution au-delà de 4-6 mois, pas de fluctuation d’heures possibles ni de télé travail et nécessite un « motif » pour avoir un recours à l’intérim.
• La qualité des profils proposés est aléatoire, tout comme les délais

Conscientes de la nécessité de se concentrer sur les tâches plus importantes , les PME hésitantes plus à confier leurs tâches de facturation, recouvrement, rapprochement bancaire, formalités, numérisation, émission de contrats de travail et de bulletins de paie,… à des sociétés de services telles que 3H18 .

Ils ont leur répartition la flexibilité et la sécurité des profils compétents et validés.

Pour quelques heures par semaines ou plus, les intervenants (des indépendants généralement sous statut autoentrepreneur, en portage salarial ou sous forme de SAS) intervenant sur place ou en télétravail et envoient un rapport régulier sur leur mission.

Le client ne paie que le temps effectué, il n’a pas besoin de s’engager dans le temps, et dispose d’experts pouvant l’aider le cas échéant à déployer une nouvelle solution numérique.

Les principaux avantages :

• La flexibilité, la présence dans l’entreprise et le recours à un réseau d’Office Managers offrant un back-up en cas de besoin
• Le coût plus compétitif que toutes les solutions d’externalisation (~150 € / demi journée), sans engagement par ailleurs

Les inconvénients :

• Nécessite de bien préparer son intervention pour faciliter la montée en compétence
• Ne convient pas en cas de besoin supérieur à 20-25 Heures par semaine