L’externalisation en entreprise

Quel que soit le secteur d’activité, l’entreprise évolue aujourd’hui dans un contexte de pression concurrentielle intensifiée par l’omniprésence des nouvelles technologies qui modifient profondément les usages des clients, accélèrent les processus et réorganisent l’offre. Pour conserver son efficacité, elle doit s’adapter et gagner en agilité, sans perdre pour autant son expertise et sa performance technique et commerciale. À l’instar de ces nouvelles technologies qui se développent autour du concept du As a service, l’externalisation, ou l’outsourcing, offre à l’entreprise une flexibilité qui lui permet de gérer plus efficacement la répartition de ses budgets et de ses investissements. L’avantage de l’externalisation est de permettre à l’entreprise de répartir de manière plus fine l’affectation de ses budgets en fonction de ses priorités business, de ses besoins en compétences et en ressources, et de ses obligations administratives et sociales. Grâce à l’externalisation, elle n’est pas freinée par des charges fixes contreproductives.

La définition de l’externalisation est simple. Elle consiste à transférer à une société tierce certaines activités de l’entreprise. L’externalisation peut revêtir plusieurs formes : l’achat ponctuel de compétences spécifiques sur catalogue, la sous-traitance à travers laquelle un donneur d’ordres confie à une société tierce la réalisation d’une prestation signée avec un maître d’ouvrage (celui pour lequel la prestation est réalisée). Cette externalisation peut être une sous-traitance de capacité si elle répond à un besoin ponctuel de ressources supplémentaires ou de spécialité si elle répond à un besoin de compétences spécifiques. La définition de l’externalisation s’applique également à l’impartition. Dans cette définition de l’externalisation, il s’agit de l’externalisation d’une tâche qui ne génère pas directement de chiffre d’affaires. L’impartition concerne plus généralement des missions administratives comme l’externalisation RH, l’externalisation de la gestion et de l’administration d’entreprise, ou l’assistanat de direction et le secrétariat.

L’externalisation en entreprise peut aussi être une externalisation onshore si le prestataire sélectionné est dans le même pays que la société cliente, ou une externalisation offshore si vous faites appel à des ressources étrangères comme cela peut être le cas pour des prestations de développement informatique.

Les avantages de l’externalisation en entreprise sont nombreux et contribuent de manière significative à la performance de l’entreprise sur ses marchés et à son efficacité. Les bénéfices sont multiples, parmi lesquels un accès simplifié aux ressources dont vous avez besoin aussi bien en nombre qu’en compétences, une flexibilité opérationnelle et une flexibilité de la gestion RH. L’externalisation vous permet aussi de réduire vos charges fixes (salaires, charges sociales…) et ponctuelles lorsque vous devez procéder à des recrutements de ressources internes en CDI ou en CDD. Suivant la nature du contrat d’externalisation (ponctuel, récurrent, mission longue durée), vous pouvez aussi négocier des tarifs préférentiels avec le prestataire sélectionné, vous permettant de recourir de manière plus systématique à l’externalisation.

Suivant la définition de l’externalisation, les prestations de l’entreprise qui peuvent être externalisées sont très diverses. L’externalisation peut être technique et concerner la délégation de personnel en régie ou au forfait. D’un point de vue administratif, le levier de l’externalisation peut être utilisé de manière profitable pour la gestion de vos ressources humaines, votre comptabilité (saisie des écritures ou bilan et clôtures d’exercice), votre suivi de trésorerie ou encore la gestion des achats.

D’un point de vue opérationnel, vous pouvez également tirer avantage de l’externalisation de votre secrétariat, de la fonction commerciale et de l’administration des ventes. Vous pouvez ainsi faire intervenir diverses compétences pour assurer votre standard téléphonique, la gestion de votre courrier, la rédaction de vos documents ou la réalisation des formalités administratives. D’un point de vue commercial, le recours à l’externalisation peut être utile pour la saisie de vos devis ou de vos factures, pour assurer la gestion de vos relations clients-fournisseurs, pour faire un suivi de votre activité commerciale avec l’établissement de tableaux de bord. Vous avez aussi la possibilité de recourir à l’externalisation pour des opérations ponctuelles ou récurrentes de prises de rendez-vous, de relances client…

L’externalisation en entreprise concerne également des postes stratégiques, avec la possibilité de faire appel à des profils d’assistant de direction pour l’externalisation de la gestion des communications de la direction, la gestion des courriers et des comptes rendus de direction, l’organisation des déplacements des décideurs…

Lorsque vous décidez d’externaliser un certain nombre de fonctions ou de tâches, il est important de bien déterminer le périmètre qui est concerné suivant la définition de l’externalisation, de définir des objectifs, de fixer des procédures et des points de contrôle pour garantir l’efficacité de l’externalisation. Une analyse préalable est nécessaire pour définir les fonctions et les tâches concernées et évaluer les objectifs en termes d’activité et de gains. Il faut aussi déterminer la durée de la mission, qui sera affinée avec les équipes 3H18, et la fréquence. Cette feuille de route qui accompagne l’externalisation concerne aussi bien votre direction que vos collaborateurs qui vont travailler en étroite collaboration avec les ressources auxquelles vous allez faire appel auprès de votre prestataire.

La direction est concernée au premier chef par l’externalisation des ressources, puisqu’il s’agit d’une stratégie d’entreprise structurante et de décisions importantes concernant le développement de votre activité et l’affectation de vos budgets. L’externalisation de fonctions comptables ou de secrétariat concerne des fonctions importantes de l’entreprise, car même si leur rentabilité n’est pas évidente, elles remplissent des tâches liées à des obligations administratives et légales qui, si elles ne sont pas régulièrement suivies, peuvent mettre en péril votre entreprise.

Les salariés sont également concernés par l’externalisation en entreprise. Ces ressources extérieures vont intervenir ponctuellement ou régulièrement auprès de vos différents collaborateurs et devront sans doute partager un espace, échanger des informations et collaborer pour assurer le bon déroulement des projets. Outre l’adaptabilité et l’agilité dont doit faire preuve la ressource externe qui intervient, il faut établir une définition de l’externalisation précise. Vous devez déterminer le périmètre de la mission et faire en sorte que les interactions humaines et opérationnelles soient anticipées, afin de fluidifier les échanges entre les personnes intervenant dans le cadre de l’externalisation et les salariés, et simplifier les missions de chacun.

C’est pour cela que le choix d’un prestataire pour l’externalisation est une étape importante. Les compétences proposées dans le cadre de l’externalisation, la méthodologie, la nature des contrats et les engagements des parties concernées doivent être étudiés avec attention pour profiter de l’avantage de l’externalisation.