Quel est le rôle d’un assistant de direction ?
L’assistant de direction a vocation à seconder le chef d’entreprise, ou le directeur quelconque d’une filiale, d’un service ou d’une institution, aussi bien dans une TPE qu’une PME-PMI. Ses tâches relèvent de l’organisation et de la logistique au sein de l’entreprise. Il œuvre à l’efficacité administrative d’ensemble et doit pouvoir déployer ses compétences dans différents secteurs annexes. Ses principales missions, toutes prises en charge chez 3H18, sont détaillées plus bas.
Il est à noter que plusieurs autres dénominations sont couramment utilisées pour désigner l’assistant de direction. On rencontre en effet des secrétaires de direction, des attachés de direction ou même des assistants de manager.
Les principales missions de l’assistante de direction
Vous vous demandez comment trouver une personne de confiance ? 3H18 s’appuie exclusivement sur son réseau exclusif d’assistants de direction expérimentés qui font preuve d’une excellente aisance relationnelle. Grâce à notre procédure de sélection, vous avez la garantie que votre assistant(e) polyvalent(e) 3H18 maîtrise parfaitement les outils bureautiques et qu’il/elle dispose des compétences nécessaires à la réalisation de ses missions. En outre vous avez aussi la garantie qu’en cas de maladie ou d’absence exceptionelle un back-up se met en place gratuitement. Celles-ci couvrent plusieurs registres.
Dans un premier temps, il convient de prendre en charge la gestion administrative quotidienne de l’entreprise. En tant que bras droit du directeur, l’assistant de direction doit faire gagner à ce dernier un maximum de temps. Trait d’union avec le cabinet comptable et les partenaires de l’entreprise, l’assistant de direction gère toutes les tâches administratives et comptables sans pour autant que cela nécéssitte un recrutement à plein temps.
En plus de cela, d’autres besoins peuvent intervenir, de manière ponctuelle. Enfin, comme beaucoup d’autres métiers à l’époque actuelle, celui d’assistant de direction requiert la maîtrise indispensable de tous les outils digitaux en vigueur. Logiciels métiers, comptables, de gestion de trésorerie, de scan de pièces comptables, d’archivage éléctronique etc…
ASSISTANT DE DIRECTION - Les prestations 3H18
Une gestion quotidienne
L’assistant de direction s’occupe encore souvent de la gestion quotidienne de l’agenda du responsable qu’il seconde. Tous les chefs d’entreprise ne sont pas 100% autonomes ! Il prend alors en compte ses rendez-vous, ainsi que l’organisation des différentes réunions auxquelles il assiste lui-même. L’assistant de direction se charge également de la rédaction des comptes rendus de ces réunions. Il assure la permanence du standard téléphonique, quel que soit le motif des appels, et les réponses au courrier reçu quotidiennement. En outre, il prend en notes tous types de documents qu’il archive ensuite numériquement.
D’autres missions peuvent lui être confiées relatives au confort des clients et à l’accueil des simples visiteurs, ainsi qu’au suivi des échanges avec les fournisseurs. Au-delà de la gestion administrative, la mise en place d’un budget et le suivi mensuel peut éventuellement lui incomber.
Une prestation 100% digitale
Le moment est venu de structurer votre gestion administrative pour gagner en productivité. Confiez la transformation numérique de votre entreprise à une collaboratrice qui maîtrise parfaitement Internet et les outils bureautiques. Tous les assistants de direction du réseau 3H18 sont formés à l’utilisation de nos solutions digitales.
Ceci implique la numérisation des documents, qu’il s’agisse de contrats, de devis, de factures, de justificatifs ou des archives. D’où une seconde nécessité : la création d’un espace dématérialisé de classement et d’archivage avec accès sécurisé. Enfin, il faut veiller à la mise en place de la transmission des informations à l’expert-comptable. Toutes ces tâches font l’objet de compétences maitrisées par votre assistant de direction 3H18 et des partenariats technologiques vous permettent de faire rapidement les bons choix.
Des besoins ponctuels
Outre les tâches susmentionnées, l’assistant de direction organise les déplacements et voyages professionnels de son supérieur. Il peut aussi lui être confié une gestion administrative trilingue, d’où l’importance de l’anglais, voire la nécessité de maîtriser une seconde langue.
Il peut également incomber à tout assistant de direction des opérations de communication interne ou externe, et l’organisation de réunions et de séminaires. Il doit s’attendre à intervenir sur des salons professionnels, et être apte à concevoir des présentations à cet effet.
Enfin, l’assistant de direction se voit parfois confier la gestion de procédures de recrutement, ce qui implique de rédiger et mettre en ligne des annonces, puis d’organiser des entretiens, et d’en proposer une synthèse à son supérieur.
Une assistance 100% opérationnelle
Vous avez besoin d’une assistante administrative bilingue anglais pour recevoir des clients étrangers ? Il vous faut une assistante de direction à Paris qui dispose de solides notions de comptabilité gestion pour gérer votre activité, réaliser la facturation clients et vous aider dans la mise en place de tableaux de bord ? Notre cellule “operations 3H18” se charge de valider les compétences professionnelles de tous les assistants pro 3H18, vous présenter la bonne personne convenant à vos besoins et nous prenons à notre compte votre demande spécifique sous la forme d’une prestation de service d’assistanat de direction.
PROFIL, COMPETENCES ET FORMATIONS
Profil et compétences d’un assistant de direction
Nous veillons à ce que les membres du réseau 3H18 soient tous soucieux d’une présentation impeccable. Ils doivent se montrer autant à l’aise à l’oral qu’à l’écrit et ne jamais perdre ni leur bonne humeur ni leur sang-froid. Ils font preuve de disponibilité et d’adaptabilité, de réactivité et de diplomatie, d’esprit d’initiative. Ils connaissent les “codes” des différents secteurs d’activité dans lesquels ils ont l’habitude d’intervenir. Discrets et dignes de confiance, la routine n’est jamais leur quotidien !
Diplôme requis
Le diplôme le plus répandu dans ce corps de métier est bien sûr le brevet de technicien supérieur d’assistant de direction, de gestion, ou bien encore, et dans une moindre mesure, le BTS d’assistant de manager. Il existe aussi un DUT Gestion des entreprises et des administrations, qui convient parfaitement. On rencontre également d’autres parcours comme des diplomes d’ecole de commerce disposant d’une expérience professionnelle adéquate.
Notons enfin qu’il est préférable, pour optimiser ses chances d’embauche, de compléter sa formation par une licence dans les domaines de l’économie ou de la gestion, et d’avoir des connaissances dans les secteurs du commerce, du droit, de la gestion des ressources humaines ou de la comptabilité. Il est requis d’avoir un bon niveau en anglais et d’être familier avec tous les outils bureautiques courants.
Formation et études d’un assistant de direction
Tout assistant de direction dispose d’une formation dans la gestion administrative sanctionnée par un diplôme de niveau bac+2, voire bac+3. Une expérience professionnelle dans ce secteur peut également être prise en compte.
Par la suite, l’assistant de direction est en capacité de se spécialiser dans un domaine particulier, qu’il s’agisse des tâches juridiques, de travail dans le secteur du BTP, du tertiaire, d’une start-up ou fonctionnellement de la pure gestion ou des missions RH. Mais il peut aussi endosser la fonction de chargé de communication ou même celle d’assistant commercial ou assistant des ventes.
Salaire
En tout début de carrière, un assistant de direction peut prétendre à un salaire annuel d’environ 25 k€. Celui-ci peut évoluer pour atteindre 28 à 30 k€. En fonction d’un certain nombre de facteurs (niveau hiérarchique de l’assistance fournie, attributions, taille de l’entreprise, etc.), la rémunération d’un assistant de direction peut atteindre annuellement 40 à 50k€.
Assistance commerciale ou assistance de direction : que choisir ?
Le chef d’entreprise attend souvent de son ou de sa secrétaire de direction qu’il ou elle puisse l’épauler en assurant le suivi des dossiers stratégiques. Ce collaborateur doit donc faire preuve d’une bonne capacité à hiérarchiser les priorités.
Vous cherchez une offre de secrétariat externalisé à Paris sans vouloir recruter et alourdir de coûts fixes inutiles votre société et vous avez un doute sur le profil qui correspondait le mieux à votre organisation ? N’hésitez pas à en parler avec nos conseillers, ils vous aideront à définir votre besoin et ils se chargeront ensuite de sélectionner le ou la candidat(e) idéal(e) (assistant polyvalent, secrétaire administrative, assistant de direction bilingue). 3H18 se charge ensuite des opérations, de la gestion du démarrage de la mission, des formations éventuelles et chaque mois vous n’êtes facturés que des heures dont vous avez réellement besoin.
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