Une assistante polyvalente : fluidifier votre organisation
En tant que dirigeant de TPE ou responsable de la gestion d’une PME-PMI, vous savez à quel point une gestion administrative bien huilée est indispensable pour fluidifier le fonctionnement interne de l’entreprise. Cela permet à l’ensemble des collaborateurs de se concentrer sur leur métier ce qui est la clé de la performance et de la productivité. Il en va de même pour le chef d’entreprise qui doit éviter de voir son quotidien pollué par des tâches administratives chronophages. Savez-vous qu’il est possible de bénéficier d’une assistante polyvalente sans avoir à embaucher ?
3H18 vous propose de bénéficier d’un service d’assistanat sans engagement. Temps plein ou temps partiel, vous décidez de l’organisation et du rythme en fonction de vos besoins. Vous avez ainsi la garantie de maîtriser le coût des prestations de votre assistante freelance sans avoir à gérer un CDD ou un CDI et sans les problèmes de compétences souvent rencontrés avec l’intérim.
Quel est le rôle d’une assistante polyvalente ?
L’assistante polyvalente fait la liaison entre l’entreprise et les partenaires de celle-ci. L’une des principales forces d’une bonne assistante, c’est évidemment sa polyvalence. Elle doit savoir faire face à tous types de situations et s’adapter aux différentes missions que le chef d’entreprise souhaite lui confier. Il peut s’agir de tâches administratives courantes telles que réaliser la facturation, du recouvrement, collecter des éléments de paie, coordonner l’expert-comptable mais aussi répondre aux appels téléphoniques, rédiger des courriers et des comptes-rendus.
En tant que bras droit du manager, l’assistante polyvalente freelance peut aussi intervenir sur des dossiers plus complexes comme la gestion des ressources humaines, la facturation et la mise à jour de la comptabilité ou le développement d’une stratégie de prospection. L’étendue de la responsabilité de l’assistante polyvalente dépend de la taille de l’entreprise.
Assistante bilingue, assistant de gestion PME-PMI, secrétaire comptable, assistante ressources humaines, responsable administrative, assistant spécialisé en développement commercial… Tous les profils sont présents au sein de notre réseau. Dès votre premier contact avec 3H18, votre conseiller va analyser vos besoins afin de vous orienter vers la meilleure assistante indépendante de votre secteur. Le point commun des assistants pros 3H18, c’est leur bon relationnel et leur capacité à se montrer opérationnel dès la première heure. Cerise sur le gâteau, leur expérience de plus de 15 années en PME dans des situations similaires à votre entreprise vous donne un accès à de nombreux retours d’expériences qui vous aideront a affiner votre organisation et vos outils digitaux.
Contact
Et si vous faisiez appel à une assistante de direction polyvalente capable de prendre en main aussi bien l’accueil téléphonique que l’accueil physique, les services généraux ou les litiges clients ?
Les principales missions d’une assistante polyvalente
Gestion administrative
Une assistante polyvalente peut se voir confier des tâches aussi variées que l’accueil de la clientèle, le standard téléphonique, la réception du courrier électronique ou la saisie de données informatiques. Elle doit être en mesure de traiter et rédiger le courrier ordinaire, mais aussi des procès-verbaux ou des comptes rendus de réunions.
De plus, l’assistante polyvalente est amenée à gérer les agendas de l’équipe, notamment à organiser les rendez-vous de chacun. Elle prépare et assure la logistique des réunions. Mais l’assistante polyvalente prend également en charge les devis, la facturation et le suivi des commandes auprès des fournisseurs et des prestataires, et hiérarchise les demandes selon l’urgence.
En définitive, l’assistante polyvalente se charge de tout ce qui se rapporte à la gestion d’entreprise. Elle joue donc aussi le rôle d’assistante administrative : rédaction de documents, de procès-verbaux, archivage, comptabilité, gestion des congés et RTT, organisation de réunions, de déjeuners d’affaire, de voyages ou de séminaires.
Enfin, elle coordonne les relations de l’entreprise avec le cabinet d’expertise comptable et le commissaire aux comptes.
Prospection
La prospection est l’autre aspect du métier d’assistante polyvalente. Définir un devis avec des tarifs lisibles, communiquer sur son activé, obtenir des rdv qualifiés pour vos commerciaux, réaliser une étude de marché et un business plan sont autant de compétences relatives à la prospection que doit maîtriser une assistante polyvalente.
Vous souhaitez développer vos ventes export et n’avez pas les competences appropriées en interne ? Vous désirez mener des négociations avec des fournisseurs étrangers ? Grâce à 3H18, profitez de l’assistance administrative à la carte pour vous attacher les services d’une assistante bilingue anglais ou trilingue afin de faciliter les échanges avec vos interlocuteurs étrangers.
Perspectives d’évolution professionnelle
Avec de l’expérience, l’assistante polyvalente aura la possibilité d’évoluer dans différents postes requérant plus de responsabilités. Elle pourra aussi bien devenir collaboratrice juridique que secrétaire de direction. Les évolutions de carrière dépendent en définitive des opportunités, mais également de la structure de l’entreprise concernée. Toutes les entreprises peuvent être amenées à recruter ce type de profils afin de renforcer leur service administratif.
Dans tous les cas, l’évolution professionnelle de l’assistante polyvalente demandera une certaine expérience dans la gestion administrative au sein d’une entreprise.
Quel est le profil d’une assistante polyvalente ?
Ses compétences
Son métier étant aux avant-postes concernant l’accueil réservé aux visiteurs, l’assistante polyvalente doit soigner sa présentation, sa manière de s’exprimer, son élocution, que ce soit en présence du client ou par téléphone.
L’assistante polyvalente possède toutes les compétences relatives aux techniques de secrétariat, comme la sténographie et la dactylographie. Pour ce faire, elle doit avoir une bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique. De manière générale, l’assistante polyvalente est familière de l’outil informatique (ordinateur, imprimante, fax et Internet).
Vous en êtes encore à gérer des montagnes de paperasse et vous perdez un temps précieux dès qu’il faut retrouver un document ou fournir un justificatif ? La digitalisation est un enjeu de taille pour les petites entreprises, le passage aux outils numériques constitue une réelle opportunité d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Grâce à sa parfaite maîtrise des outils informatiques, votre assistante 3H18 est formée pour assurer l’implémentation de processus de numérisation de pièces comptables à destination de votre cabinet comptable, un logiciel de suivi de votre trésorerie, procédure d’archivage électronique et plus généralement mettre en place la des processus de gestion dans votre entreprise.
Enfin, vis-à-vis des clients étrangers, l’assistante polyvalente doit être en mesure de parler leur langue, ce qui signifie maîtriser l’anglais, et éventuellement une seconde langue étrangère.
Ses qualités
En tant que responsable de nombreuses tâches très variées, l’assistante polyvalente doit d’abord savoir faire preuve d’organisation.
D’autres qualités sont très appréciées pour ce poste : la curiosité, la cordialité, la discrétion, ainsi qu’une certaine discipline personnelle.
Formation et études d’une assistante polyvalente
Diplôme requis
Il existe un BTS spécifique destiné à former des assistantes polyvalentes, mais ce n’est pas le seul diplôme intéressant dans ce secteur. En effet, ce poste est aussi accessible par le biais d’une formation en gestion, en comptabilité ou encore en ressources humaines. Toutefois, il est bien évident que les titulaires d’une licence professionnelle se retrouveront privilégiés à l’embauche.
Salaire
En début de carrière, une assistante polyvalente peut gagner entre 23 k€ et 25 k€ bruts annuels, pour évoluer en milieu de carrière à une fourchette s’échelonnant entre 30 k€ et 40 k€ bruts annuels.
Le salaire d’une assistante polyvalente dépend tout autant de la formation qu’elle a suivie en amont que du niveau de la personne en poste. Suivant le domaine dans lequel s’exercent les activités de l’entreprise, selon les spécialisations demandées à l’employé(e) ainsi que la charge de travail qui lui est confiée, le salaire peut aussi varier de manière conséquente.
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