Assistance Contrôle URSSAF - Quels impacts du covid-19 et comment s'y préparer ?

La réception d’un avis de contrôle URSSAF est toujours un moment stressant dans la vie d’un chef d’entreprise. Que l’on ait déjà identifié des anomalies potentielles ou au contraire, que l’on soit dans le flou le plus total sur les possibles conséquences, il faut bien garder à l’esprit qu’un contrôle, comme tout rendez-vous professionnel, se prépare bien en amont pour minimiser les risques de redressement. 

Profitez des expertises croisées de Cyril Repusard, Ex inspecteur URSSAF et consultant en audit, conseil, contrôle et contentieux URSSAF, et de Marc Le Vernoy, Président de 3H18, un service d’Assistance administrative à la carte.

Voici donc quelques astuces ou conseils de préparation, pour permettre à votre entreprise de mettre toutes les chances de son côté, et que le contrôle soit finalement un moment « moins douloureux » à passer.

En 2018 :

• 1.475 Milliard d’euros redressés dont 641 millions au titre de la lutte contre le travail illégal
• Plus de 70% des contrôles aboutissent à des redressements
• 112 479 contrôles opérés dont 50 479 au titre de la lutte contre le travail illégal

L’année 2021 débute et les contraintes du COVID sont toujours présentes. La plupart des contrôles en 2020 avaient été stoppés et reportés, certaines dettes non mise en recouvrement, et certains contrôles purement et simplement annulés pour mieux laisser respirer les entreprises déjà mises à mal par la crise sanitaire.

Et en 2021 ? L’URSSAF prévoit une reprise importante des contrôles car, il fallait s’en douter, les caisses ont été vidées par toutes les mesures et aides en faveur de l’emploi et des entreprises.

L’accent va être mis très vraisemblablement sur les actions de lutte contre le travail illégal, la période de crise sanitaire étant propice à ce type de pratique. Mais les contrôles classiques ne vont pas diminuer pour autant, les objectifs des inspecteurs vont d’ailleurs être très certainement revus à la hausse pour cette année à venir.

Les contrôles annulés en 2020 seront très probablement replanifiés dans le courant de l’année 2021. Un focus particulier sera fait sur les périodes de chômage partiel, les erreurs en paie et les mauvaises pratiques des entreprises sur cette période étant très importantes. Sur ce point il faut savoir qu’à la date de cette mise à jour, les inspecteurs n’ont pas encore bénéficié des formations spécifiques leur permettant de contrôler les particularités du chômage partiel du COVID, mais cela devrait être mis en place assez rapidement.

En bref, COVID 19 ou non, les contrôles ne ralentiront pas en 2021, bien au contraire car il est urgent pour l’état et la sécurité sociale de renflouer des caisses mises à mal par l’effondrement des activités économiques.

Le seul gros changement réside dans l’organisation des contrôles à venir, puisque ils seront majoritairement et prioritairement réalisés à distance, sauf demande contraire express du cotisant. L’URSSAF a d’ailleurs mis en place durant la période de crise un outil interne (dossiers cloud partagés dénommé ZEFIR) permettant le dépôt et les échanges de documents dématérialisés durant les contrôles.

L’URSSAF s’arme donc pour continuer ses activités de contrôle dans l’année à venir.

Il est donc plus que nécessaire d’envisager un accompagnement pour se préparer à ces contrôles et anticiper les risques futurs.

Ça y est. Il est arrivé… Vous venez de recevoir votre avis de contrôle, et celui-ci comprend une longue liste de documents et de justificatifs (…très longue liste !) à préparer en vue du contrôle. Par où vous faut-il commencer ?

Identifiez les documents à fournir et accusez réception de l’avis de passage

À compter de la notification, il convient dans un premier temps de faire un tri en identifiant bien quels éléments concernent votre structure, et lesquels ne vous concernent pas. Cette liste est non exhaustive, et les éléments listés ne concernent pas forcément toutes les entreprises. Si vous n’avez pas d’épargne salariale, vous n’avez pas besoin de préparer les justificatifs en lien par exemple.

Ensuite, il est recommandé de prendre contact rapidement (avant le début du contrôle) avec l’agent URSSAF, dont les coordonnées se trouvent sur l’avis de passage.

Cette prise de contact avec la personne en charge de votre dossier a 2 objectifs :

• Confirmer avec votre contrôleur la date et le lieu de sa venue (en entreprise ou chez votre expert-comptable) : cette confirmation est toujours plaisante en tant qu’inspecteur du recouvrement, elle permet d’être certain que le cotisant a bien prévu de vous recevoir.
• Demander quels documents il souhaite avoir à sa disposition prioritairement lors de son arrivée, et sous quel format (PDF, Excel…) : vous pourrez ainsi vous concentrer sur la préparation de ces pièces justificatives en priorité et éventuellement prendre plus de temps a posteriori pour le reste des éléments.

Examiner les documents, pour éviter les mauvaises surprises le jour J

Une fois les éléments à préparer identifiés, il faut impérativement prendre le temps de procéder à des vérifications de leurs contenus (surtout les classeurs, pochettes…). 

Il faut bien sûr vérifier que chaque pièce est bien classifiée, chaque information présente sous un format digital ou papier, et surtout qu’aucun classeur ou note de service ne puisse contredire les éléments que vous présenterez à l’agent de contrôle sur place !

Il convient de décider en amont qui sera l’interlocuteur privilégié de l’agent chargé de l’inspection.

Situation n°1 : vous déléguez cette tâche à votre expert-comptable

Si vous décidez de déléguer cette tâche à votre expert-comptable, prévoyez si possible quand même que le dirigeant se déplace 15 à 30 minutes le jour du contrôle pour pouvoir échanger rapidement avec l’inspecteur, et assurer un meilleur déroulement. 

Cela permet de lui montrer l’intérêt porté à son égard et cela peut créer d’entrée un climat favorable.

Situation n°2 : vous gérez la procédure de contrôle vous-même

Si vous décidez de recevoir l’inspecteur de recouvrement dans vos locaux et de gérer le contrôle vous-même il est impératif de choisir stratégiquement son interlocuteur en interne. En effet, en général les agents de l’URSSAF apprécient que les contrôles puissent se dérouler rapidement, sans temps d’attente et d’avoir rapidement des réponses précises à leurs questions. Il faut donc que l’interlocuteur choisi maîtrise parfaitement les sujets de paies, montant des cotisations et  des contributions sociales de l’entreprise afin de répondre précisément et rapidement aux demandes de l’agent chargé de l’inspection. 

Toujours en vue d’une réception optimale, il convient de s’attacher à choisir où sera reçu celui-ci dans vos locaux. Mieux l’inspecteur de l’URSSAF sera reçu et traité, mieux il se comportera : la procédure de contrôle reste un échange entre humains.

Là, les conseils sont assez simples et peuvent paraitre basiques : 

• Installez l’agent chargé de l’inspection confortablement, dans un bureau au calme, avec de l’eau à sa disposition.
• Proposez-lui un café à son arrivée (j’ai souvent entendu des anecdotes de gens qui n’en proposent pas de peur de se faire redresser sur ce point, ce n’est pas une pratique de l’URSSAF).

En plus des préparatifs classiques, il est vivement conseillé de vérifier dans l’enceinte de l’entreprise les différents affichages (affichage obligatoire, bureaux, …).

En effet, il est fréquent que des redressements URSSAF soient détectés par la simple lecture d’informations affichées dans les bureaux, par exemple :

• L’organisation d’un challenge commercial avec des voyages à gagner par exemple
• L’organisation d’une soirée, d’un week-end d’entreprise
• L’existence de cadeaux de cooptation
• ….

Il faut impérativement supprimer toutes ces informations en vue de la procédure de contrôle.

Un autre conseil qui peut s’avérer très utile consiste à organiser une réunion interservices en vue du contrôle. Il faut en effet faire échanger les services pouvant impacter la paie, commerciaux, recrutement, marketing, RH, …. 

Ceci a pour but de pouvoir identifier en amont des pratiques qui auraient dues impacter la paie et ne pas découvrir ces soucis durant le contrôle. Une assistance administrative et RH pourra compiler les comptes rendus, piloter le plan d’action et remonter au chef d’entreprise un état des lieux précis.

Par exemple, il n’est pas rare que le service commercial organise des challenges dont les lots doivent être passés en avantages en nature, ou que le service recrutement organise des challenges de cooptation dont les lots doivent aussi être passés en avantages en nature. Attention à toutes ces situations potentiellement dangereuses pour la cohérence de votre propos. 

Ce type de réunion pourra être conservé suite à la procédure de contrôle pour maintenir un niveau d’information suffisant et limiter les risques futurs.

Une fois le contrôle préparé, il faut ensuite s’occuper de bien gérer le contrôle pour maintenir un bon relationnel avec le représentant de l’URSSAF.

Accueillez bien l’inspecteur afin de débuter la réunion de début de contrôle dans de bonnes conditions !

Comme évoqué précédemment l’accueil de l’agent de contrôle doit être cordial, afin de créer rapidement une bonne entente avec celui-ci. Le jour du contrôle : ne le laissez pas patienter longtemps à l’accueil, recevez-le et installez-le rapidement dans l’espace qui lui a été prévu, et proposez-lui un café !

Certains inspecteurs débutent leurs contrôles par un point de lancement. Cet échange a pour but d’identifier en amont des zones de risques qui seront approfondies lors du contrôle. Soyez donc vigilant aux questions posées, et contentez-vous d’y répondre strictement sans trop vous laissez aller à des commentaires sur vos activités.

Ne fournissez que les documents comptables et administratifs requis

Une fois le représentant de l’URSSAF prêt à débuter son contrôle, demandez-lui précisément par quoi il souhaite commencer.

Il est donc préférable de lui fournir les justificatifs au fur et à mesure de ses demandes (rapidement car tout a été préparé en amont, mais pas tout d’un coup).

Par exemple que s’il vous demande la rupture conventionnelle de Mr X, vous ne devez lui fournir que la rupture conventionnelle. Vous n’avez pas besoin de lui donner le dossier complet du salarié. Cette différence peut être importante, car en n’ayant accès qu’au document demandé, vous limitez les risques qu’il constate des anomalies sur votre gestion comptable ou votre suivi de trésorerie.

Bien évidemment, si l’agent de contrôle demande une clé USB avec tous les éléments demandés sur la notification de passage, il faut répondre favorablement à sa demande.

Cadencez la distribution des documents sans temps mort

La distribution des justificatifs doit être rapide et régulière, afin que l’agent chargé de l’inspection n’ait pas de temps d’attente et puisse avancer au rythme qui lui convient. Il mène le contrôle comme il le souhaite et il est donc important d’aller dans son sens afin encore une fois que la relation soit bonne.

Comme pour les documents consultés, soyez vigilant aux échanges avec l’agent de contrôle. Faites-en sorte de ne répondre qu’à la demande précise sans vous attarder à donner des détails qui n’ont pas fait l’objet d’une explication.

Faites également en sorte que les échanges restent toujours cordiaux, et surtout que ses requêtes fassent toujours l’objet d’une réponse dans un délai acceptable.

N’hésitez pas à prendre note d’une question et à revenir vers lui plus tard, afin de peaufiner votre réponse si vous n’êtes pas certain des éléments que vous allez lui apporter.

Une fois la fin du contrôle approchant, il est utile d’adopter certains réflexes :

• Demandez à l’agent de contrôle de prévoir une réunion de restitution, afin qu’il vous expose les redressements envisagés et que vous puissiez déjà préparer une possible contestation ou un recours amiable.
• Conservez bien les traces de vos échanges avec l’agent de contrôle, et particulièrement la liste des éléments consultés par celui-ci
• Maintenez un bon niveau de relation même si l’inspecteur envisage des mises en recouvrement qui vous paraissent infondés ou injustes. Profitez de la réunion de fin de contrôle pour demander plus d’explications et mieux comprendre ce qui a entrainé ces redressements URSSAF. Il ne faut pas dégrader la relation, car l’agent de contrôle peut toujours accentuer ses investigations, et finalement augmenter le montant des redressements.

Avec ces conseils vous pouvez déjà mieux appréhender vos futurs contrôles.

• N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cet exercice par une assistante administrative 3H18 rompue à ces situations et formée par notre conseil expert URSSAF. (Plus d’information sur l’externalisation administrative des entreprises)
• De plus, dotez-vous des bons outils de gestion électroniques de documents qu’elle sera, le cas échéant capable de vous aider à installer.
• Enfin, entourez-vous d’un spécialiste si vous en ressentez le besoin, avant, pendant et après le contrôle et pour cela qui mieux qu’un ex-inspecteur URSSAF !