Mettre en place un service ressources humaines

Pas facile de se tenir au courant des évolutions du droit du travail quand on est patron de PME. Et puis on ne va pas appeler son avocat pour un oui ou pour un non ! D’où l’importance d’organiser judicieusement votre service RH afin d’être en conformité avec la législation actuelle. Faisons ensemble le tour de la question…

Il n’est pas concevable qu’une entreprise en pleine croissance soit totalement dépourvue de service ressources humaines. Il y va de la fluidité de sa gestion comme de sa crédibilité sur son segment. Les salariés sont les premiers partenaires de l’entreprise, il faut donc qu’ils se sentent soutenus, accompagnés dans leurs diverses démarches, et encouragés à évoluer régulièrement pour un bénéfice mutuel.

Le service RH prend d’ordinaire un certain nombre de choses en charge relativement à la masse salariale de l’entreprise. La gestion se fait non seulement sur un plan administratif, mais également au niveau social puisqu’il s’agit d’accompagner chaque salarié durant tout le temps où il fait partie de l’entreprise, de son embauche jusqu’au terme de son contrat.

La période de recrutement, tout d’abord, nécessite de la part des ressources humaines une première phase de sourcing, suivie d’une phase d’entretiens, puis la rédaction du contrat de travail, ainsi que l’accueil et l’intégration du nouveau venu au sein de son équipe. Il faut donc avoir veillé à ce que ledit contrat satisfasse les règles à appliquer en matière de droit du travail. Il ne faut pas négliger non plus l’importance du respect des conditions de travail auxquelles sont soumis au quotidien tous les salariés. Il faut ensuite administrer la paie et effectuer le suivi social de chacun, qu’il s’agisse des demandes de congés ou de formations, des absences qu’elles qu’en soient les raisons, etc.

Par ailleurs, chaque membre de l’entreprise étant en droit d’évoluer selon ses attentes et ses capacités, il convient de le lui permettre par des formations adéquates et adaptées, de communiquer à ce sujet et ainsi de le fidéliser, en quelque sorte, par des perspectives d’évolution. Tout ceci participe en outre du développement de la marque, dans une démarche marketing attrayante.

L’étendue de ces prérogatives laisse entrevoir l’importance du service RH, ainsi que l’intérêt qu’il y a à être scrupuleux quant à sa mise en place en bonne et due forme. Il est véritablement question d’un service social, et pas seulement administratif, d’où la rigueur du droit du travail et les sanctions qui peuvent tomber en cas de non-respect des prescriptions qui s’imposent.

Le droit occupe une part importante de la gestion des ressources humaines, d’autant plus que la législation du travail est de plus en plus complexe. La crise sanitaire y est d’ailleurs pour beaucoup. Aujourd’hui, grâce à des procédés comme l’externalisation RH ou le recours à des logiciels adaptés, les services RH sont mieux à même de faire face aux changements, de faire preuve de réactivité et de prioriser les actions en conséquence.

Les domaines les plus sensibles au strict respect du droit du travail dans l’entreprise sont la paie, la gestion administrative, la préservation de la santé et de la sécurité.

Pour ce qui est de la paie, l’entreprise contrevenante s’expose à un redressement de la part de l’URSSAF, et éventuellement à payer des dommages et intérêts à la personne ou l’entité lésée. Le DRH doit s’assurer que les mentions légales en vigueur sont bien présentes sur les fiches de paie. Avec la dématérialisation, le service RH doit aussi s’équiper des derniers outils informatiques (abonnements, cloud). Les derniers logiciels sur le marché tiennent précisément compte des subtilités juridiques à respecter.

La gestion administrative, elle aussi, prend de plus en plus appui sur les avantages informatiques et numériques. Elle ne doit pas porter atteinte aux lois ou décrets, ni au code du travail ou à la convention collective, mais elle doit en outre, depuis trois ans maintenant, être en accord avec le RGPD (protections des données). Notre assistance administrative 3H18 est donc parfaitement formées à ces prérogatives.

Quant au volet santé, le texte de référence est le quatrième plan santé (2021-2025), que tout DRH doit être en mesure de bien répercuter au sein de son entreprise. En outre, un registre de santé et de sécurité au travail doit être rendu accessible à chaque collaborateur.

Dans certains cas, le Comité Social et Économique (CSE) intervient en plus pour s’assurer de la bonne application de la législation. Voyons cela un peu plus en détail au travers d’une étude de cas.

Françoise est salariée de l’entreprise P et vient d’être déclarée inapte par le médecin du travail. Son employeur voulait la licencier préalablement à son arrêt, mais personne ne l’a mise en garde sur la nécessité – suite à l’avis d’inaptitude – de tenter de la reclasser avant un licenciement éventuel. Or, les propositions de reclassement et le possible licenciement doivent être discutés avec le CSE. La société n’a pas consulté le CSE, mais comment le pouvait-elle puisqu’elle avait omis de procéder à son élection comme la loi le stipule !

Françoise a saisi les prud’hommes et son licenciement a été déclaré abusif. Elle a pu réclamer à son employeur non seulement des dommages et intérêts, mais aussi des arriérés de salaire pour toute la procédure. Cerise sur le gâteau : le délit d’entrave a également été caractérisé.

Le délit d’entrave est l’action ou l’omission qui porte une atteinte à un représentant du personnel dans l’exercice de sa fonction, à la désignation d’une institution représentative du personnel ou à l’exercice du droit syndical.

Nous avons ici deux problématiques : la première sur le licenciement en lui-même. La procédure qui aurait pu le rendre légal n’a pas été suivie. Si le chef d’entreprise avait reçu des conseils juridiques, il l’aurait su et aurait ainsi pu procéder au licenciement sans s’exposer à une décision de justice défavorable.

Deuxième problématique : l’entreprise n’avait pas mis en place l’élection de son CSE, ce qui est contraire à la législation en vigueur. Une erreur qui, elle aussi, aurait pu être évitée si l’entreprise avait été conseillée. Et oui ! Depuis le 1er janvier 2020, les DP, CE et autres ont « disparu » au profit du CSE – Comité Social et Économique. Les services d’inspection du travail ont été missionnées pour s’assurer de cette bonne mise en place.

En pratique, pour les entreprises de moins de 50 salariés, seul le nom de l’institution change. La fréquence des réunions est la même – mensuelle – et les attributions des représentants du personnel demeurent aussi identiques. Voyons ensemble les différents cas recensés :

• Cas n° 1 : vous avez moins de 11 salariés
  Dans ce cas, vous n’êtes pas concernés.
• Cas n°2 : vous avez déjà des DP ou un CE
  Peu importe, il vous faut organiser de nouvelles élections de toute urgence pour mettre en place le CSE, même si les mandats ne sont pas échus. Vous risquez une amende par l’Inspection du Travail pour délit d’entrave. En effet vous auriez dû renouveler l’institution avant le 1^er janvier 2020.
• Cas n°3 : vous avez au moins 11 salariés depuis 12 mois consécutifs, et vous avez organisé des élections qui ont donné lieu à un PV de carence
  Dans ce cas-là, pas d’urgence. Il vous faudra néanmoins organiser de nouvelles élections (sous réserve d’avoir toujours au moins 11 salariés depuis 12 mois consécutifs) soit à l’issue des 4 ans du PV de carence, soit dans le délai d’un mois qui suit la demande d’une organisation syndicale ou d’un salarié de l’entreprise.
  Exemple : pour un PV de carence en date du 15 novembre 2017, les nouvelles élections seront à organiser au plus tard le 14 novembre 2021.
• Cas n°4 : vous avez au moins 11 salariés depuis 12 mois consécutifs mais n’avez pas organisé d’élections du personnel
  Là encore, vous devez organiser des élections du personnel de toute urgence sous peine d’amende par l’Inspection du Travail pour délit d’entrave.

Quels salariés prendre en compte et pour quel effectif (ETP, Équivalent Temps Plein) ?

Les règles générales sont les suivantes : il faut prendre en compte les salariés qui disposent d’un CDI à temps plein, ainsi que les salariés en CDD et les travailleurs intérimaires depuis au moins 12 mois qui ne sont pas en remplacement d’un salarié absent. Il convient aussi de tenir compte des travailleurs à temps partiel, au prorata du temps de travail effectué. En outre, les salariés absents ou malades doivent être aussi comptabilisés.

Que faut-il entendre par 12 mois consécutifs ? Tout simplement que le calcul se fait au mois le mois, sur les 12 derniers mois. Si pour un mois donné au cours des 12 mois l’effectif passe en dessous de 11 salariés, le décompte des 12 mois consécutifs repart de zéro.

Que vous fassiez le choix d’externaliser la gestion RH ou au contraire de recruter en interne des employés dédiés à cette tâche, il vous faudra prendre en compte le facteur temps et prioriser vos actions en usant de stratégie.

La première chose à effectuer est un état des lieux afin d’avoir bien à l’esprit vos points forts et ceux sur lesquels il va falloir travailler, que ce soit à court ou moyen terme. Vous devez impérativement connaître l’ambiance et les problèmes récurrents rencontrés au sein de votre structure.

Ensuite, il vous faut réaliser un benchmark, ceci pour savoir quelles sont les bonnes pratiques mises en place par vos concurrents, puis éventuellement vous inspirer de celles-ci. Vous serez alors en mesure de déployer votre propre politique RH, celle qui sera adaptée à la stratégie de votre entreprise.

Pour finir, n’hésitez pas à externaliser certaines activités. Le recrutement ou la gestion de la paie, en particulier, ne se font pas spécifiquement en interne. En déléguant les tâches chronophages, vous pourrez ainsi concentrer votre énergie sur la qualité de l’expertise rendue.

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