D’après une étude IPSOS de 2017, les tâches administratives chronophages occupent jusqu’à 20% du temps des chefs d’entreprise de PME. C’est pourquoi nous vous parlions dernièrement de solutions d’externalisation pour PME.
Vous êtes certainement posé la question récemment: « Et si je recrutais un CDI à temps partiel pour me décharger de mes tâches administratives? ». Mais quand il s’agit de s’entourer d’un professionnel de l’administration dans les domaines de la gestion ou des ressources humaines, l’erreur de casting peut coûter cher ! Sans compter qu’un CDI pèse sur vos charges fixes.
Alors quelles solutions existent quand on veut s’entourer d’une expertise, mais qu’on souhaite le faire avec flexibilité ? Nous en avons analysé quatre (le CDD et le CDI à temps partiel, l’intérim, et la prestations de services en temps partagé). Regardons ensemble !
CDI à temps partiel et CDD : le risque de l'erreur de casting, et une charge sur les coûts fixes
Un recrutement implique du temps et des ressources à consacrer aux entretiens, mais aussi aux premières semaines d’intégration dans l’entreprise. Et puis, les chefs d’entreprise craignent l’erreur de casting !
D’autant que depuis plusieurs années, un sérieux mal ronge les entreprises : le turn over. Un salarié sur 3 démissionne pendant ses 12 premiers mois de sa prise de poste, et plus de la moitié des salariés (55%) se disent à la recherche d’une nouvelle opportunité professionnelle !
- Un CDI à temps partiel
Recruter en CDI un assistant est une option souvent valable mais il faut que votre activité soit relativement stable et prévisible et que vos besoins ne soient pas fluctuants.
Saviez-vous qu’un CDI à temps partiel, sauf quelques rares exceptions, ne peut pas faire moins de 24h par semaine ou dépasser de 33% ses heures prévues ?
Pas idéal quand quand est un TPE / PME ou un cabinet d’avocats et qu’on cherche un gain de temps, de la flexibilité et à augmenter ou diminuer d’une semaine à l’autre le travail confié à son Office Manager administratif.
- Un CDD
Recruter un CDD et lui confier sa facturation, son recouvrement, la relation avec son expert-comptable … pourquoi pas ! Et vous pouvez tomber sur «la perle rare» du premier coup.
Mais vous ne pourrez pas faire travailler moins de 24H00 par semaine ce qui est souvent déjà beaucoup pour de nombreuses TPE / PME.
Enfin, la prime de précarité (10%), les congés payés, les tickets restaurants, les avantages divers, et un forfait en moyenne de 4.000 € pour le recrutement par une agence, … le coût total pour l’entreprise est souvent prohibitif et n’invite pas à prendre de risque !
Mais le vrai risque, de l’avis de nombreux chefs d’entreprises, c’est l’erreur de casting qui est toujours possible (voire fréquente) et comme il s’agit de tâches sensibles, nécessitant beaucoup de rigueur et des caractères habitués aux situations très diverses, pas question de prendre des risques inutiles.
Pas question de se tromper sur un solde de tout compte, une fin de période d’essai, une convention de stage, une opération de recouvrement, ou la numérisation de pièces comptables !
Alors faut-il vraiment se tromper 2 à 3 fois avant de tomber sur le bon profil qui va enfin vous faire gagner du temps pour vous concentrer sur les chantiers stratégiques de l’année ?
Alors comment fait-on pour sous-traiter quelques heures par semaine son administratif, la paie, les questions des salariés sur leurs bulletins, leurs contrats de travail, tickets restaurant et leur mutuelle ? Comment confier la rédaction de ses documents, la gestion de ses notes de frais, facturation et recouvrement de ses clients, …?
L'interim : une solution qui manque malgré tout de souplesse
L’intérim reste une solution souvent utilisée par les PME qui souhaitent « variabiliser » leurs charges. Les grands réseaux d’interim (Manpower, Adecco,…) peuvent être rassurants car ils couvrent tout le territoire et disposent d’une large base de données de CV.
Mais ont-ils le bon profil d’assistant administratif polyvalent, habitant à 30 minutes de votre entreprise (idéal pour les fidéliser) et pouvant travailler 2 demi-journées par semaine car votre entreprise n’a pas besoin de plus pour l’instant ?
Sont-ils capables de proposer des contrats modulant à la hausse ou à la baisse les heures prestées parce que votre activité est fluctuante et vos ventes, votre facturation, votre recouvrement sont changeantes d’un mois sur l’autre ?
Sans compter que vous voulez aller jusqu’au terme du contrat même si le profil ne correspond pas parfaitement à vos besoins.
L’intérim n’a pas que des avantages pour les TPE/PME :
- Le recours à l’intérim n’est possible que pour faire face à une tâche temporaire et pour l’un des motifs limitativement prévu par la loi. Le recours à l’intérim est impossible pour pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise. Les principaux motifs de recours à l’intérim sont le remplacement d’un salarié absent, l’attente de l’arrivée d’un salarié en CDI, l’accroissement temporaire d’activité, les emplois saisonniers, et les emplois où il est d’usage de recourir au CDD.
- Un contrat d’intérim peut être renouvelé deux fois peu important son terme (précis ou non). La durée maximale du contrat d’intérim ainsi que celle de son renouvellement sont limitées par la loi en fonction du motif de recours. Ces durées sont précisées ici : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F11215.
- Une période d’essai peut être prévue, elle ne peut pas excéder entre 2 et 5 jours suivant la durée du contrat d’intérim.
- Un contrat d’intérim ne peut pas être rompu par anticipation de manière justifiée. En cas de rupture injustifiée par l’entreprise d’intérim, l’entreprise n’est pas concernée par les conséquences financières de la rupture.
- À défaut d’accord, la durée minimale de travail du salarié à temps partiel est fixée à 24 heures par semaine ou, le cas échéant, à l’équivalent mensuel de cette durée (soit 104 heures) ou à l’équivalent annualisé (soit 1.102 heures)
- Le salarié en contrat d’intérim a le droit de toucher une prime de fin de contrat de travail temporaire
Le confort d’avoir un professionnel expérimenté sans les contraintes d’un CDI !
Il reste une solution méconnue de nombreux chefs d’entreprises et pourtant qui offre une grande flexibilité et la garantie de broyeur sous 48H00 de profils validés : l’Office Management délégué.
Le nombre de professionnels compétents sur le marché est énorme, on estime à 2 millions le nombre total de freelances en France travaillant pour un ou plusieurs employeurs.
Ils maîtrisent parfaitement la technicité des tâches administratives, de gestion et le volet social des entreprises (ressources humaines, paie, affichage réglementaire,…) et adorent le classement, les outils de productivité adaptés aux PME, les solutions de gestion, de numérisation etc …
Les PME, associations, cabinets d’avocats, les médecins et les professionnels de la santé peuvent profiter sans prendre de risque sur l’avenir de leur activité quelques heures par semaine ou plus.
C’est sans engagement, en cas de maladie, ils sont immédiatement remplacés (gratuitement), l’assistance administrative se déplacent chez vous ou peuvent intervenir en télétravail.
Faire appel à 3H18 permet :
- D’éviter le formalisme lié au recrutement, tout en ayant l’assurance de disposer d’un professionnel disponible et opérationnel immédiatement.
- D’apporter une réponse quasi instantanée et d’ appréhender d’emblée la dimension relation humaine .
- De travailler immédiatement à distance ou sur site.
De plus, 3H18 :
- Peut à la fois répondre à un besoin ponctuel comme récurrent
- Vous permet de vous arrêter et de reprendre aussi souvent que vous voulez. Pas de limites ! Encore mieux : vous augmentez et diminuez vos heures quand cela vous chante !
- Vous offre gratuitement la possibilité de changer d’assistant de gestion, et ce pendant toute la durée de votre contrat.
- Vous permet de resilier quand vous voulez, sans pénalité.
- Vous garantit des tarifs sont clairs et sans surprises. Pas de primes, pas de frais, pas d’augmentations !
3h18 s’adapte aux besoins du client pouvant offrir un panel de services connexes et complémentaires, comme le secrétariat externalisé, en fonction des projets. En bref, 3h18 offre simplicité, liberté, économie, flexibilité, sérénité, professionnalisme, expertise, qualité….
Nous vous conseillons de lire les nombreux conseils et astuces que nous vous livrons dans notre livre blanc gratuit « Les 5 leviers d’une externalisation administrative réussie en TPE/PME« . Et puis, nous vous avons fait un tableau comparatif des différentes solutions !
Comparez !
CDD
- Coûts fixes sur la durée
- Prime de précarité 10%
- Congés payés
- Avantages divers
- Arrêt uniquement possible en cas de faute grave ou de rupture conventionnelle
- Paiement d’indemnités à prévoir
INTERIM
- Coûts fixes sur la durée
- Coûts de recrutement
- Frais d’agence et de recherche (sans garantie de résultat)
- Obligation d’aller jusqu’au terme du contrat prévu
3H18
- Zéro frais de dossier
- Zéro coût de recrutement
- Zéro frais de déplacement
- Vous payez à l’heure effectuée.
- Pas d’engagement de durée
- Pas de frais annexes
- Solution adaptée pour mission ponctuelle ou récurrente
- Possibilité d’augmenter et réduire les heures dans le mois
- Continuité de service assurée gratuitement en cas d’absence prévue