Comment externaliser efficacement ?

Vous êtes dirigeants, patrons de PME et vous vous dites que le moment est venu de « passer un cap » ! 

Vous avez compris que pour « scaler » votre entreprise il va falloir déléguer. 

Mais recruter n’est pas la bonne solution pour le moment et c’est l’externalisation administrative qui retient votre attention.

Au fait c’est quoi l’externalisation ?

Je dirais que c’est :

1. Confier une tâche à un prestataire qui dispose de moyens, d’expertise et d’outils que vous n’avez pas
2. Pour améliorer votre productivité sans prendre de risques
3. Et vous concentrer sur ce qui compte VRAIMENT pour vous. 

OK mais vous vous dites aussi : 

« Gagner en productivité : OUI ! 

Perdre le contrôle de ma société : NON ! »

Bien sûr.

Comme de nombreux entrepreneurs, vous craignez de confier une partie de votre entreprise et ne savez pas comment « construire » les conditions de succès de cette nouvelle relation avec un partenaire d’externalisation.

Vous vous demandez comment confier les taches de gestion, de suivi de trésorerie, de pre-comptabilité, de relances factures etc…qui vous prennent tellement de temps à une personne de confiance qui saura les réaliser et ensuite automatiser ces process ?

Je vous décris dans cet article comment externaliser votre administratif et vous illustre de quelques exemples les périmètres qui conviennent bien à cette démarche.

Vous avez pensé recruter un CDI mais vous réalisez que ce n’est pas le moment de prendre de risque !

Et vous n’êtes pas sûr que votre PME sache attirer un vrai professionnel, hyper motivé et compétent dès la première heure. 

C’est décidé, vous avez décidé de passer par un prestataire de service, spécialiste de l’outsourcing et de lui sous-traiter l’administratif et la gestion de votre PME mais vous ne savez pas par où commencer…

L’externalisation dans les PME est un levier de compétitivité très efficace et pourtant de nombreux chefs d’entreprises et patron de TPE / PME pensent que c’est un service réservé aux grands groupes.

Les PME en France souffrent d’un mal chronique : le poids de l’administratif. 

Les dirigeants sont pourtant reconnus comme d’excellents experts techniques, de prodigieux développeurs.

Mais ils éprouvent beaucoup de mal à se libérer de la charge psychique et financière que représente les tâches à faible valeur ajoutée telles que la facturation, le recouvrement, les formalités diverses, la paie, la gestion administrative du personnel etc…

Les 4 tâches administratives qu’ils souhaitent externaliser sont pourtant bien identifiées :

• La relance facture et le recouvrement
• La facturation et les pointages spécifiques
• La gestion des notes de frais
• Le courrier entrant, le classement

Bien sûr, la résistance au changement est forte dans les PME et les freins existent. Il s’agit :

1. Manque de support en interne pour prendre en charge soit l’externalisation soit la digitalisation de ces process chronophages.
2. Manque de formation aux nouveaux outils digitaux (dématérialisation de facture, gestion électronique des documents, tableaux de bord de trésorerie…)
3. Manque de temps pour apprendre les « bonnes pratiques » permettant d’améliorer son organisation pour gagner en productivité.
4. Volonté de ne pas prendre de risque en recrutant des profils en CDI ou mal adaptés au contexte de la PME.
5. Difficulté à attirer des talents.

Dans leur recherche de gain de temps et de productivité, les chefs d’entreprise de PME ont pourtant les moyens d’agir. 

L’externalisation de fonctions supports existe pour autant que les partenaires aient repense la façon de la proposer aux TPE et PME qui n’ont pas la masse critique et les fonctions supports des grands groupes.

Qu’il s’agisse d’externalisation administrative ou d’un périmètre complet de gestion administrative et commerciale, le raisonnement est identique.

Les 3 leviers d’efficacité à utiliser pour améliorer l’équation couts / delais / qualité de votre administratif sont les suivants :

1/ Les hommes

C’est disposer à la fois moyens humains et d’expertise. C’est pouvoir confier une ou plusieurs tâches à des experts qui sauront réaliser un travail en général mieux et plus vite. En PME, ces experts peuvent travailler dans vos locaux ou à distance. 

Vous ne devez payer que le temps dont vous avez besoin et méritez de disposer des meilleurs professionnels, connaissant votre contre contexte sectoriel.

2/ Les bonnes pratiques

C’est la « méthode », c’est faire vite et bien. Des hommes sans les « bons process » cela ne sert pas à grand-chose…

C’est disposer d’une boite à outils sur chaque process clef et tenter d’augmenter son efficacité.

Exemples : améliorer le recouvrement de 5 jours, simplifier la compta fournisseurs, facturer plus vite de 2 jours, piloter quotidiennement ma trésorerie…

Vous pouvez agir sur les process et l’organisation si vous disposez de benchmarks, des retours d’expériences concrets qui seront autant d’exemples inspirant pour votre entreprise.  

3/ Les outils digitaux

C’est automatiser et réduire la paperasse, les tâches chronophages grâce aux technologies digitales.

Pour vous faire des gains de productivité durables.

En réalité, l’externalisation n’est pas une décision qui supporte l’improvisation. 

Je dirais même qu’il est préférable de se poser les bonnes questions et d’y répondre avant de signer un contrat. 

Vous avez décidé d’externaliser mais vous vous demandez si votre société est prête et si vous avez réunis tous les éléments pour organiser votre cahier des charges d’externalisation. 

• Quels sont vos VERITABLES objectifs ? Il est très important de pouvoir répondre précisément à ces questions avant de débuter.
  • • Absorber un pic d’activité durant l’année et éviter ainsi de recruter ?
    • Accéder à des ressources clefs ?
    • Eviter de recruter ?
    • Améliorer un processus en le confiant à un spécialiste ?

• Avez-vous décrit le processus à externaliser – la facturation et le recouvrement par exemple – afin de faciliter la construction d’un cahier des charges et la réponse du prestataire ?
• Avez-vous des KPI (Key Performance Indicators) afin de fixer des objectifs chiffrés de performance (Nombre de factures, montant taux de BFR, …)
• Quelles sont les tâches vous faisant perdre le plus de temps ? Pensez a chiffrer le temps que vous prend le procesuss à externaliser afin de mesurer les progrès accomplis.
• Quelles données à partager ?
• Quels logiciels faudra t-il laisser en accès privé ?
• Qui va piloter le prestataire ?

Démarrer avec un partenaire d’externalisation n’est pas un choix à prendre à la légère. 

Il y a bien plus de choses à préparer dans la phase de sélection qu’on ne le croit. 

Quel que soit votre localisation, Paris, Lyon, Lille ou Marseille, le problème n’est pas ou vous vous trouvez mais ce que vous voulez déléguer. 

Quel périmètre exact ? Pour quel objectif ?

En effet, la société retenue va devoir se comporter, dans la durée, comme si elle faisait partie de vos salariés et de votre entreprise.

1/ Préparer votre cahier des charges

Pourquoi est ce si important de formaliser un cahier des charges ? 

1. • Parce que les partenaires que vous allez sélectionné pourront construire la meilleure offre adaptée à votre contexte, vos contraintes si vous prenez le temps de leur écrire. 
   • Ensuite, cela vous permettra de les comparer de façon objective, sur des critères chiffrés. 

Enfin, le cahier des charges sera annexé au contrat le cas échéant et cela renforcera le pilotage contractuel de la prestation.

2/ Faire le choix du prestataire

Si votre cahier des charges est clair, vous saurez construire une « matrice de choix » qui indiquera la liste des points qualitatifs que vous souhaitez vérifier et qui vous facliterons la selection.

• Quelle est la réputation du prestataire ? Allez vérifier sur les réseaux sociaux et sur son site internet les avis. Demandez à appeler des clients afin de vérifier sa crédibilité.
• Quelle est sa taille, sa superficie financière ?
  1. 1. 1. Vous ne voulez pas vous retrouver avec un partenaire qui ne sera plus là demain ! La solidité de votre partenaire est clef car vous lui confiez une partie de votre entreprise et votre contrat avec lui peut durer plusieures années.
        2. Eliminez les petites sociétés et particuliers indépendants (non perennes) qui ne disposent pas au moins d’une petite centaine de missions avec des PME car c’est la taille critique pour disposer d’une structure crédible sur le marché de l’outsourcing administratif
• Quelle est sa capacité à vous accompagner sur des nouvelles demandes ? 

1. 1. 1. 1. Il n’est pas rare de commencer l’externalisation sur un périmètre tel que la comptabilité et l’administratif, et d’évoluer vers des missions autour de la gestion des formalités, du support commercial et des voyages et déplacements, l’organisation d’évènements etc…
         2. Si votre partenaire n’a pas la capacité à démontrer un peu de souplesse et au moins la volonté de vous accompagner dans vos besoins propres, vous serez vite contraint de chosir un second prestataire plus agile, à ne pas tirer parti de 100% des bénéfices liés à la sous traitance de prestations.

3/ Construire un contrat et établir des relations de partenariat

• Il est important de bien décrire les prestations (c’est pourquoi vous avez rédigé un cahier des charges) et de mettre en place avec votre prestataire d’outsourcing les éléments de pilotage tels que

1. 1. 1. 1. un contrat,
         2. un tableau de bord, 
         3. des comptes rendus (reporting d’exploitation)…

Ces éléments doivent être mesurables sans aucune ambigüité.

• Ensuite, vous devrez décider à quelle fréquence vous souhaitez faire un point contractuel, quelle sera la durée de votre contrat, les évolutions possibles et sous quelles conditions ?

Sur le marché des PME, les acteurs de l’outsourcing se font plus rares contrairement aux grandes entreprises.

Contrairement aux grands comptes, peu de solutions ont prouvé leur efficacité.

Mais depuis 5 ans, de nouveaux acteurs émergent, rendant possible une externalisation intelligente adaptée aux PME.

• Les cabinets d’expertise comptable 

Seuls les grands cabinets d’experts comptables (KPMG, IN extenso, Fiducial, ECS…) seraient en mesure de proposer une offre crédible en misant sur leurs ressources comptables, leurs moyens financiers, la proximité et la confiance nouée au fil des années avec leurs clients. 

Mais les cabinets font face à des bouleversements (concurrence du low cost, recrutement et fidélisation des jeunes collaborateurs, …).

Ces bouleversements les obligent eux aussi à repenser leur chaîne de valeur, à évoluer vers plus de conseil à valeur ajoutée et plus de technologie dans leurs services.

Ils sont eux aussi confrontés à la nécessite de réaliser rapidement des gains de productivité.

• Les start-ups et plateformes digitales

Il existe de plus en plus de plateformes digitales proposant de dématérialiser vos flux administratifs. 

Elles concernent en particulier :

• La gestion électronique de documents
• La capture de pièces comptables et frais
• Le rapprochement bancaire et factures fournisseurs
• Les tableaux de bord de trésorerie
• Les paiements électroniques

Le problème est que seule, la technologie ne suffit pas toujours. 

Elle automatise peut être, en encore pas tout mais les PME ont besoin d’externaliser un périmètre plus large, mixant expertise humaine et technologie. 

Sans compter que les patrons de PME se retrouvent souvent désemparés devant la nécessite de paramétrer seuls, déployer et utiliser ces plateformes.

• De nouveaux acteurs émergent : les freelances, des professionnels experts et indépendants

Dans ce contexte, de nouveaux acteurs émergent et notamment en capitalisant sur la vague du freelancing.

On estime le marché du freelancing à 2 millions de travailleurs indépendants et certains prévoient que 3 millions de professionnels seront employés en mission par plusieurs employeurs, en France d’ici 2022.

Le freelancing reste une solution méconnue de nombreux chefs d’entreprises et pourtant c’est une solution qui offre une grande flexibilité et la garantie de disposer sous 48H00 de profils validés : l’Office Management délégué. 

Le nombre de professionnels compétents sur le marché est énorme, on estime à 800.000 le nombre total de de freelances en France travaillant pour un ou plusieurs employeurs. 

Ces hommes et femmes sont des indépendants, véritables chefs d’entreprise possédant des expériences diverses et très riches dans de nombreuses structures.

Ils sont capables d’apporter la réponse exacte aux besoins de votre entreprise et de vous faire bénéficier des expériences multiples dont ils disposent.

Ils maitrisent parfaitement la technicité des tâches administratives et le volet social des entreprises (ressources humaines, paie, affichage règlementaire, …) et adorent le classement, les outils de productivité adaptés aux PME, les solutions de numérisation etc … Cerise sur le gâteau, ils sont capables de vous aider à mettre en place et tirer profit de solutions digitales de gestion de trésorerie telle que Turbo Pilot de la société RCA Conseil.

Les PME, associations, cabinets d’avocats, médecins et professionnels de santé peuvent en profiter sans prendre de risque sur l’avenir de leur activité quelques heures par semaine ou plus. 

C’est sans engagement, en cas de maladie ils sont immédiatement remplacés (gratuitement), ces assistants pros se déplacent chez vous ou peuvent intervenir en télétravail.Mais la difficulté est de les trouver, de les sélectionner, de valider leurs compétences car vous ne voulez pas d’une personne qui ne fera pas l’affaire, que vous aurez formée et qui vous quittera après 3 mois pour un CDI  !

Selon vos objectifs, vous aurez le choix entre 3 modes de délivrances de services.

Pour convenir aux PME, il va falloir résoudre une équation qui consiste en :

• Apporter un service de proximité
• Mais apporter des bénéfices économiques immédiats
• Alors que les volumes sont faibles
• Sans faire de concessions sur la qualité des experts, la qualité des services

La nouvelle externalisation pour PME doit apporter les 5 briques essentielles suivantes :

L’externalisation administrative des contrats de vente consiste à prendre en charge et optimiser toutes les tâches depuis l’émission des factures jusqu’à leur règlement par les clients.

Il n’est pas rare qu’une mission commence par un audit de cadrage de quelques heures qui révèle que vous pouvez améliorer le processus par une meilleure organisation entre les parties prenantes de votre PME (commerciaux, techniciens, secrétaire, …).

Votre prestataire de service peut facturer sur votre outil ou vous proposer des logiciels qu’il vous recommandera et dont certains sont gratuits. 

Sur la base de vos recommandations et consignes, il se mettra au travail.

Les clients seront gérés, les demandes d’informations et plaintes éventuelles traitées, les relances par téléphone ou mail effectuées, votre expert-comptable sera informé et un processus de coordination avec votre cabinet facilitera les échanges et la production de son tableau de bord mensuel.

Les bénéfices de confier à du personnel expert des tâches administratives souvent diluées dans un agenda déjà bien chargé sont immédiats. 

1. Vous gagnez en fluidité, de l’acte commercial au recouvrement de la créance
2. Vous disposez d’une expertise qui simplifie le travail
3. Votre délai de recouvrement se réduit et vous optimisez votre trésorerie. En effet, un partenaire d’externalisation dispose de méthodes, de documents types ayant fait leurs preuves et optimisant le processus
4. Vous gagnez en productivité car les cadences d’émissions comme de recouvrement sont optimisées par des personnes dédiées à ces tâches chronophages et disposant d’outils ad’hoc.

Cerise sur le gâteau, votre partenaire d’externalisation peut s’engager à émettre à votre demande vos bons de commandes, devis et proposition et ainsi relancer immédiatement vos prospects jusqu’à les recevoir signés et ainsi facturer plus vite. 

Par expérience, le taux de succès et de transformation augmente de 35% ! 

D’après le rapport d’activité 2015/ 2016 de l’Agence du numérique, 9.400 startups ont été recensées en France, dont 35% dans la région Parisienne. 

Sur la période 2012-2015, le nombre de création de startup a été en augmentation moyenne de 30% par an, ce qui laisse imaginer qu’en 2019 ce chiffre a été largement dépassé.

Leur gestion est souvent un calvaire tant les entrepreneurs sont sollicités et parfois au-delà de leurs compétences. 

D’ailleurs, 74% ont un resultat d’exploitation en perte.

Le cas le plus courrant en TPE est que le CEO prend en direct la responsabilité des tâches administratives courantes, du secrétariat aux relances en passant par toutes les formalités.

Des centaines de micro-taches hyper chronophages qui empêchent de se concentrer plus d’une heure d’affilée sur un objectif VRAIMENT stratégique. 

Des tâches telles qu’ :

1. Ouvrir le courrier entrant
2. Préparer le courrier sortant
3. Préparer les convocations aux Assemblées Générales, les Conseils d’Administration, Bureaux, Réunions diverses…
4. Rediger les PV, des comptes rendus…
5. Facturer et se faire payer
6. Se coordonner avec son expert comptable
7. Ecrire au RSI, à l’Urssaf, à l’inspection du travail, …
8. …

L’externalisation du secrétariat – quelle que soit votre localisation et que vous soyez à Lille, à Lyon ou à Paris – est bien souvent une solution très appréciée tant elle convient aux besoins de flexibilité et de budgets restreints dans ce type de structures. 

Mais l’externalisation du secrétariat est en fait la capacité à disposer, à la demande, sur place ou à distance d’une assistance très polyvalente tant les besoins sont nombreux.

Profil rare à trouver et encore plus difficile à recruter !

Pour autant, ce n’est pas parce qu’on est une petite entreprise que l’on n’a pas de risques juridiques et qu’il ne faut pas s’entourer dès la première heure de professionnels aguerris, comme dans les plus grandes entreprises…

Les 4 caractéristiques qui font basculer vers l’externalisation une start up sont les suivants :

1. Pas besoin de place, le travail à distance est un vrai plus
2. Pas besoin de leur trouver des outils informatiques 
3. Pas d’experts dans votre entreprise, dans un domaine spécifique (animation réseaux sociaux, secrétariat juridique, …)
4. Pas de visibilité sur le budget de votre entreprise et donc un besoin de flexibilité

Il est plus facile de sous-traiter des tâches répétitives et déjà maitrisées que de confier à un sous-traitant des processus très variés, changeant et évoluant très vite.

Néanmoins l’externalisation de l’administration des ventes et du support commercial est un sujet qui intéresse plus d’un chef d’entreprise. A raison bien sûr :

1. L’entreprise peut se concentrer sur la négociation et le « closing »
2. Les équipes commerciales ou le dirigeant disposent d’un support pour se dégager de tâches chronophages comme renseigner le CRM, relancer les prospects pour un évènement etc…
3. Disposer d’une élément « stable » pour répondre aux multiples sollicitations des prospects et clients…et vous laisser sur la route rencontrer vos clients sans être dérangés toutes les 5 minutes par un appel non qualifié !

Les prestations pouvant être externalisées sont les suivantes :

1. Administration des ventes et des achats
2. Support aux commerciaux (propositions, devis, relances, comites de pilotage…)
3. Prospection et prise de rdv qualifiés
4. Organisation de salons, d’évènements, de web conference…
5. Emailings, pilotage des campagnes dans logiciels tels Sendinblue, Mailchimp, …
6. Alimentation du CRM, scan des cartes de visites, secrétariat divers
7. Amélioration des propositions et slides PPT
8. Saisie de données

Ce qui est vrai et a fait ses preuves dans l’externalisation de services support aux entreprises a aussi démontré son efficacité dans l’activité commerciale d’une PME, pourtant « chasse gardée » des Dirigeants de sociétés.

Ce qui a changé depuis 5 ans ? Les plateformes informatiques et leurs couts, leur simplicité qui réduit le travail administratif.

Le service gestion de la relation client, organisé autour d’un CRM pour « Customer Relationship Management » (version anglaise), a pour mission de mettre en place des outils et techniques destinés au traitement et à l’analyse de l’information relative aux clients et prospects d’une entreprise afin de les fidéliser. 

Vous avez déjà essayé ou avez le projet « un jour » de piloter votre activité avec un CRM mais pour l’instant le temps à y consacrer et les moyens vous manquent ! 

Ce n’est pas un logiciel qu’il vous faut mais d’un service clefs en main…

Si vous n’avez pas le temps pour sélectionner des logiciels informatiques qui permettent de suivre en temps réel la situation, la qualification de votre clientèle et de mettre en place des indicateurs pour identifier les profils client types, et définir une stratégie d’acquisition, l’externalisation peut être une bonne solution pour votre entreprise.

L’important n’est plus tant de prospecter que de connaitre le profil de son prospect

Avec l’arrivée des nouvelles technologies et des services digitaux, l’émergence des réseaux sociaux, des CRM et autres plateformes d’emailings et de Marketing Automation, les comportements des prospects consommateurs ont évolué. 

Les prospects se renseignent sur votre société et votre offre et en savent souvent autant que vos commerciaux dès le premier rdv !

Un prospect vous coutera de 5 à 8 fois plus cher à gagner qu’un client à fidéliser !

C’est pourquoi disposer d’une assistance commerciale capable de fidéliser vos anciens clients par des campagnes mails et appels physique et générer des ventes additionnelles, capables de prendre en main des tâches chronophages qui vous rebutent en tant que DG ou vos commerciaux est souvent une bonne option. 

Les clients ont quant à eux tendance à privilégier et prendre en compte la facilité d’accès de votre site web (formulaires, chat, …), la réactivité de votre service clients, la reconnaissance, la qualité et l’écoute plus que la recherche du prix le plus bas.

L’externalisation de votre assistance commerciale vous permet de gérer les clients difficiles, de répondre aux réclamations, d’être réactif et de communiquer de façon fluide.

La qualité de la préparation des documents comptables d’une entreprise à destination de son expert-comptable est souvent source de tensions entre le dirigeant de l’entreprise et le cabinet d’expertise-comptable. 

Normal, les TPE/PME n’ont pas que ça à faire et la plupart ne disposent pas encore d’outils pour capturer et digitaliser les échanges.

Mais il arrive que le dirigeant ait la fâcheuse habitude d’être désorganisé sur le plan administratif, ce qui a des conséquences directes sur la comptabilité.

Un patron de PME qui n’est pas bien structuré dans son activité administrative va avoir beaucoup de difficultés à définir des priorités, à capter l’ensemble des flux administratifs entrants et sortants de l’entreprise, à les traiter, classer, numériser, archiver et mettre à disposition des bons destinataires.

Cette désorganisation aura un impact direct sur la comptabilité de la TPE, surtout sur la production de documents comptables (bilan, compte de résultat, situation,) et sur l’ensemble du déclaratif (TVA, impôts…). 

L’expert-comptable est incapable de produire ces documents, et donc de faire son travail, s’il n’est pas alimenté en pièces comptables qualifiées par l’entreprise.

Combien de fois avez-vous entendu votre expert-comptable vous dire « difficile de produire une déclaration de TVA et votre tableau de bord mensuel si l’on n’a pas l’ensemble de vos factures (achats, ventes) et notes de frais réalisées dans le mois »

Bref chacun attend l’autre et les relations avec votre cabinet s’enveniment… !

L’externalisation administrative de la pré-comptabilité peut alors être une solution très simple et efficace pour l’’entrepreneur qui peut avoir la sensation d’être harcelé par son cabinet comptable alors que lui doit se concentrer sur ses chantiers vraiment stratégiques.

A y regarder de plus près, ce travail de pre-comptabilité couvre trois grandes catégories : 

1. les recettes, 
2. les dépenses et
3.  la banque,

 Offre une forte valeur ajoutée en permettant de fluidifier le traitement de l’information et gagner du temps à l’ensemble des acteurs.

En externalisant la prestation auprès d’un assistant administratif expert, vous vous donnez les moyens de mettre dans votre structure plus de rigueur et d’organisation dans l’administratif.

L’objectif est de recueillir les pièces qui seront utilisées pour la saisie des comptes et la production d’éléments comptables : balance, grand livre, comptes de résultat, bilans, déclaration de TVA, déclaration d’impôts…

Toute la production des documents seront de fait améliorés, et en particulier votre

• bilan, 
• compte de résultat, 
• situation, 
• vos déclaratifs (TVA, impôts…). 

Le classement de documents comptables sera naturel et organisé en trois catégories : 

1. Les recettes (factures clients), 
2. Les dépenses (fournisseurs, fiscales, sociales, notes de frais) et 
3. La banque (relevés de comptes, frais bancaires, remises de chèques, prêts, contrats bancaires).

Que vous soyez à Paris, à Lyon, à Bordeaux ou Lille, votre partenaire d’externalisation pourra sur place ou à distance trier et ranger les informations, par fournisseur ou client et par ordre chronologique par exemple. 

Petit à petit, sous l’impulsion de votre partenaire d’externalisation administrative et comptable vous ferez évoluer votre méthode de classement selon une organisation qui vous est propre et selon vos préférences.

• Mise en place d’un processus de traitement des flux administratifs entrants et sortants
• Réalisation d’un audit organisationnel et administratif (cadrage de votre besoin – quelques heures suffisent)
• Numérisation, traitement, classement et archivage des pièces administratives
• Suivi des relevés de banque et des encaissements. Des logiciels peuvent être utilisés par votre partenaire d’externalisation et vous apporter ainsi une position de trésorerie quotidienne.
• Transmission des documents et pièces comptables nécessaires pour l’expert-comptable et coordination avec celui-ci
• Gestion des relations administratives

La diminution des marges commerciales et les retards de paiement dégradent la trésorerie des entreprises et menacent leur équilibre financier. Mais une PME n’a pas toujours les bonnes méthodes, les outils et la « force de frappe » pour recouvrer ses créances.

A quoi bon courir et conquérir de nouveaux marchés quand on plus de 20% de son CA annuel ne « rentre pas » ?

Comment l’externalisation peut aider à mettre en place des outils et bonnes pratiques pour améliorer la trésorerie et gagner en efficacité ?

Une entreprise doit suivre quotidiennement ses encours clients et ne peut pas s’affranchir de relancer ses factures.

Le cash est devenu le nerf de la guerre. Cash is king comme disent les américains !

J’aime bien rappeler le calcul suivant qui d’ailleurs devrait être écrit en lettre d’or au-dessus des bureaux des commerciaux :

« un retard moyen d’1 mois sur les encaissements pour un CA annuel de 1000 keuros, c’est 100 Keuros de cash en moins ! »

Mais pour les actionnaires et le fondateur d’une PME, chacun sait que pour croître l’entreprise a besoin de financement. A l’heure où les crédits bancaires se raréfient, diminuer les délais d’encaissement est la source de financement la plus rapide et la moins onéreuse pour l’entreprise.

Ok, vous vous dites que tout cela vous le sait mais qu’on vit en France, que c’est une malédiction pour les petites entreprises.

Il est évident qu’en raison du nombre important de défaillances d’entreprise (une sur 4 est due au retard de paiement), relancer en temps et en heure ses factures, c’est rappeler aux débiteurs leur obligation de paiement et diminuer significativement le risque d’impayé.

Un impayé de 5 K€ sur une vente dont la marge est de 10%, nécessite un CA sup de 50 keuros pour compenser cette perte ! 

1. Envoyer systématiquement dans leurs relances un pdf qui justifie le calcul des pénalités de retard, et lever ainsi tout doute sur le montant réclamé.
2. Disposer de courriers de relance prêts à l’emploi intégrant les pénalités calculées (simple rappel / Avis d’impayé / Mise en demeure)
3. Adresser automatiquement les notifications depuis une autre adresse dédiée au Recouvrement de débiteurs (courrier envoi simple, RAR, mail) et ne pas hésiter à saisir le Tribunal de commerce par voie de requête dématérialisée

Un chef d’entreprise dans le bâtiment me disait il y a peu : 

« Je ne veux pas qu’une armée de jeunes stagiaires s’adresse à mon portefeuille de client, depuis des centres d’appels et détruise l’image de marque de ma société que j’ai mis des années à construire ».

On le comprend ! 

Externaliser la relance du poste clients est une décision importante, que l’entreprise doit prendre avec la plus grande attention. 

La base clients est son bien le plus précieux. 

La confier à un prestataire ou plus simplement à une secrétaire experte, une assistante administrative dans vos locaux ou à distance, spécialisée dans les créances dans le monde des PME nécessite une coopération forte. 

L’expérience et le professionnalisme du cabinet ou de l’assistante sera donc déterminant dans le choix final du partenaire d’externalisation administrative.

De nombreuses assistantes spécialisées proposent une offre d’assistance indépendante. Elles sont parfois en équipe mais souvent seules et à distance.

La personne en charge des relances doit être une force de proposition et adapter sa prestation à la situation de l’entreprise : 

• relances écrites et/ou téléphoniques,
•  niveau des relances (rappel d’échéance, mise en demeure, calcul des pénalités de retard…), 
• relance sous l’entité du cabinet ou de l’entreprise, … 

Toutes ces questions doivent être soulevées en amont !

D’autre part, il faut prévoir la transmission de l’information. 

1. Les retours clients de la part de votre partenaire d’externalisation administrative et financière sur d’éventuelles contestations ou promesses de paiement reçues doivent être formalisés.
2. Tout comme les règlements reçus directement par l’entreprise ou envoyés sur la boite mail de votre assistante administrative. 

Le succès de l’opération en dépend ! 

Les tableaux de bord et le reporting permettront de gagner en efficacité et c’est aussi un de bénéfices de la sous traitance qui professionnalise le service.

Les solutions et services adaptés aux PME existent mais doivent être comparés.

Plus flexibles, les PME, TPE, cabinets d’avocats choisiront généralement l’externalisation de la relance de facture – soit auprès d’une entreprise ou d’une assistante administrative experte en relance clients – pour palier rapidement à la défaillance en interne du recouvrement voire combler l’absence d’une assistante administrative salariée. 

Les gains en trésorerie seront immédiats. 

Il existe bien un inconvénient à l’externalisation du recouvrement de créances.

Comme toute sous-traitance, l’absence de maîtrise dans la prestation peut être vécue comme un handicap. 

• • L’encaissement de la facture est une étape à part entière de la transaction commerciale avec son client. Elles closent la relation contractuelle. 
  • Confier la relance de ses factures à un prestataire extérieur c’est se priver de cette dernière étape. 
  • Pour pallier cet inconvénient, le professionnalisme du sous-traitant sera déterminant.

1. 1. 1. Externaliser le recouvrement de créances, c’est avant tout se doter rapidement d’un service opérationnel dédié. Pour les entreprises qui n’ont ni le temps, ni les effectifs, c’est sans aucun doute une solution efficace. Les gains en trésorerie sont immédiats.
      2. Le tarif forfaitaire, ou la facturation à l’heure, généralement proposé par ces prestataires en recouvrement de créances, permet d’intégrer le coût de l’opération très précisément, contrairement aux honoraires sur résultats appliqués sur certains dossiers d’impayés.
      3. Le coût de la prestation est dans la plupart des cas un forfait indexé sur le nombre de relances à effectuer. Parfaitement corrélée à l’activité de l’entreprise, cette charge s’intègre ainsi facilement aux prévisions.
      4. La connaissance des règles en droit des affaires et l’expérience minimisent le risque d’impayés. Les clients de « mauvaise foi » céderont d’autant plus rapidement que leur fournisseur professionnalise ses relances.
      5. L’externalisation des relances permet à l’entreprise de se recentrer sur son cœur de métier et de véhiculer une image de rigueur auprès de ses partenaires.

Dans toute PME, le minimum devrait être de réaliser les tâches de suivi de trésorerie suivantes :

Vous êtes intéressés pour passer à l’action et engager une externalisation administrative ?

Laissez-moi vous présenter ce que 3H18 peut faire pour vous aider à réussir l’externalisation administrative « intelligente » qui convient aux petites structures.

Voici une méthode simple largement déployée auprès de dizaines d’entreprises, de cabinets d’avocats, de TPE et de start up, qui en quelques étapes vous fera gagner jusqu’à 20% de productivité et vous offrira 2 jours par mois à consacrer à des missions vraiment stratégiques pour le développement de votre entreprise :

1. Analyse des besoins : entretien téléphonique de cadrage  (30 minutes)
2. Envoi devis personnalisé à retourner signé.
3. Recherche du meilleur profil pour réaliser la mission.
4. Organisation du 1er rendez-vous client & votre assistant.
5. Démarrage chez vous sous 48h.
6. Votre assistant opérationnel dès la 1ère heure
7. Mis en place facultative d’outils digitaux
8. Facturation sur les heures réellement effectuées en fin de mois.
9. Pilotage de la prestation de A à Z par 3h18.

Chez 3H18 nous sommes « l’anti-opérateur téléphonique » et nous pensons que la satisfaction client est le seul critère qui doit vous guider.

C’est pourquoi vous n’êtes pas engagé dans la durée, nous ne facturons chaque mois que les heures effectuées. 

Vous pouvez vous arrêter quand vous le souhaitez et surtout moduler à la hausse ou à la baisse, à tout moment, votre externalisation.

3H18 propose des experts en gestion administrative et RH, chez vous ou en télétravail, pour quelques heures par semaine ou plus. 

Nous avons sélectionné et validé pour vous les meilleurs profils dans les domaines suivants :

• Assistanat administratif et comptable
• Assistanat des ventes
• Emission des devis pour compte, facturation
• Recouvrement
• Imputations et pré-comptabilité
• Classement, rangement, numérisation et mise en GED, archivage physique
• Accueil physique, prise d’appel et de messages
• Saisie de données, transcription audio
• Gestion des notes de frais
• Renégociation des achats, lancement d’appel d’offre, constitution de nouveaux contrats cadres
• Constitution de dossiers de plaidoirie (avocats)
• Constitution de dossiers patients (médecins)
• Paie (sur logiciel Silae – toutes conventions collectives), gestion de la vie du salarié (DUE, contrats de travail, lettres contentieux, …)
• Missions RH (temps de travail, affichage règlementaire, système de variables…)
• Mise en place d’outils de capture de pièces, de gestion de trésorerie, de rapprochement, de numérisation de factures, de GED, …
• Back office administratif et RH à distance
• Animation de réseaux sociaux, de votre site web, …

Vous disposez avec 3H18 d’un interlocuteur dédié, d’un accès à votre extranet, d’un reporting et d’une transparence sur les prestations réalisées. 

Vous avez accès au portail de partenaires digitaux 3H18 et aux multiples évènements pour chefs d’entreprise de PME. 

Vous ne payez que les heures effectuées et n’êtes pas engagés sur la durée. Vous arrêtez ou changez quand vous voulez et pouvez augmenter ou réduire les heures quand vous le souhaitez.

Les principaux bénéfices de notre solution sont les suivants :

1. Flexibilité car aucun engagement de durée n’est demandé, vous vous vous arrêtez quand vous voulez.
2. Simplicité car pas de procédure d’embauche, pas d’augmentation de masse salariale, pas de gestion du personnel.
3. Sécurité car nos experts ont été validés, ils ont signé un accord de confidentialité, disposent d’une assurance civile professionnelle. Nous pilotons la qualité de service de A à Z.
4. Economie car 0 frais, 0 abonnement, vous ne payez que les heures dont vous avez vraiment besoin.
5. Réactivité car 3H18 vous envoie un assistant administratif confirmé dans les 48H00 suivant votre appel.
6. Polyvalence car nos profils couvrent tous vos besoins, de l’assistance commerciale, comptable, administrative, RH etc…
7. Digitalisation car nos équipes vous conseillent et vous assistent dans la mise en place des meilleurs outils digitaux répondant à vos besoins.
   

Prenons rdv pour un entretien conseil gratuit de 30 minutes. Ce sera la première étape de notre méthode.

Vous pouvez demander cet entretien dès maintenant en réservant l’heure et la date qui vous conviennent sur ce lien.

• Assistant de direction
• Assistante freelance
• Externalisation RH
• Externalisation commerciale
• Assistant de gestion