Efficacité et gain de temps avec une assistante administrative bilingue
L’une des difficultés pour les responsables de PME-PMI est de disposer des bonnes compétences au bon moment. En effet, la gestion d’entreprise implique de faire des choix, et embaucher un salarié est une décision qui ne peut être prise à la légère. Ce n’est pas le moment d’alourdir l’entreprise de coûts fixes non stratégiques et pourtant le travail s’accumule et les clients ou fournisseurs attendent. Les patrons hésitent donc souvent à publier une offre d’emploi pour un poste d’assistante et à augmenter leur masse salariale. Beaucoup préfèrent ainsi assurer eux-mêmes une bonne partie de la gestion administrative, ce qui a des conséquences sur leur capacité à se concentrer sur le développement de leur société.
Votre niveau d’anglais ne vous permet pas d’assurer le suivi des dossiers d’import auprès de fournisseurs étrangers et vous aimeriez bénéficier d’un service d’assistanat de direction avec un secrétaire bilingue anglais ? Vous êtes souvent débordé par les différentes tâches propres à la gestion de PME-PMI ? Découvrez les nombreux avantages de la solution d’assistance administrative à la carte 3H18. Faites appel à une assistante administrative bilingue dont nous aurons validé préalablement l’aisance relationnelle et la bonne maîtrise des langues étrangères.
Quelles missions pour une assistante administrative bilingue
L’assistante administrative bilingue réalise l’ensemble des traitements administratifs des dossiers qui concernent le service ou les directions (business units) auxquelles elle est rattachée suivant l’organigramme de l’entreprise. Il s’agit d’un poste de secrétariat. Dans ce cadre, elle a pour mission de gérer les appels téléphoniques, d’assurer la saisie des courriers, la mise en forme des documents, la préparation des dossiers (recueil d’informations, synthèse…) et la mise à jour des informations. Elle assure également le classement et l’archivage des données afin que les informations soient accessibles simplement.
Elle a aussi pour mission de transmettre les éléments à tous les collaborateurs avec lesquels elle interagit sur les différents dossiers. C’est leur interlocutrice privilégiée. Suivant les besoins de l’entreprise, elle doit également développer des compétences plus spécifiques dans la prise de rendez-vous, l’organisation des déplacements des collaborateurs, la relation avec les clients/fournisseurs, la préparation des devis et des commandes. Elle assure un lien indispensable avec le cabinet comptable ou le commissaire aux comptes qui peut aussi lui demander de lui scanner des documents, pointer des pièces comptables.
La particularité de l’assistante administrative bilingue c’est qu’elle intervient dans le cadre de relations internationales. Ses missions et ses interventions écrites ou orales se déroulent indifféremment dans sa langue natale et dans une autre langue déterminée par les besoins de l’entreprise (français/anglais, français/allemand…).
Contact
Anglais courant pour le suivi administratif des clients export, accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, organisation de la communication interne, rédaction de comptes-rendus… Gagnez du temps au quotidien grâce à une assistante de direction !
Quelles sont les compétences d’une assistance administrative bilingue
Pour mener à bien ses diverses missions, l’assistante administrative bilingue doit maîtriser les outils bureautiques (traitements de texte, tableurs…) et les outils collaboratifs habituellement utilisés par l’entreprise (agendas partagés, messagerie, wiki, outils de visioconférence…).
Autre compétence indispensable, la maîtrise d’une seconde langue lui permet de rédiger et d’échanger avec aisance avec les interlocuteurs de l’entreprise sur les marchés internationaux. Suivant le cadre européen commun de références pour les langues (CECRL), le niveau requis est au minimum « B » (indépendant) à « C » (expérimenté).
En plus de ces compétences, une assistante administrative bilingue doit être organisée, méthodique, autonome et faire preuve d’initiative. Elle doit aussi avoir une grande capacité d’adaptation pour assurer avec efficacité son rôle pivot entre les différentes personnes avec lesquelles elle travaille quotidiennement, son management, les différentes équipes, les clients et les fournisseurs.
Quels sont les salaires pratiqués
Le salaire moyen d’une assistante administrative bilingue est de 28 000 euros bruts par an. Cette rémunération varie en fonction de sa formation, de ses compétences et de son expérience dans le secteur d’activité de la société qui l’emploie.
Le parcours et le profil d’une assistante administrative bilingue
Différentes filières mènent au métier d’assistante administrative bilingue en entreprise. Il est possible d’accéder à ce poste avec un diplôme de niveau bac en suivant les filières bac pro ou bac techno, avec un bac+2 en suivant les différentes filières spécialisées de BTS, et avec un bac+3 en suivant les différentes filières de type DUT GEA.
Quelles perspectives d’évolution
De nombreuses opportunités d’évolution de carrière s’offrent à l’assistante administrative bilingue. Elle peut se spécialiser dans un secteur d’activité spécifique (médical, juridique, technique…) ou évoluer vers des postes d’assistante polyvalente, de direction… Bien souvent, ces évolutions sont possibles grâce à des formations complémentaires qui lui permettent de gravir les échelons et de valoriser sa spécialisation.
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