Comment automatiser votre comptabilité et faire des économies ?

Vous dirigez une TPE ou une PME et vous vous demandez comment automatiser la comptabilité de votre entreprise ? Comment faire des économies, réduire vos dépenses et mettre sous contrôle vos sorties de cash ?

Vous avez entendu parler d’automatisation. Mais est-ce bien fait pour vous ?

Revenons sur quelques petits changements induits par les logiciels comptables de nouvelle génération, qui peuvent changer la vie les chefs d’entreprise de TPE PME !

Automatiser la comptabilité est une nouvelle manière de produire les documents comptables en faisant gagner du temps aux personnes chargées de saisir à la main les données.

Les dernières avancées de la numérisation vous permettent aujourd’hui de reconnaître automatiquement de façon relativement fiable les informations importantes contenues dans les pièces comptables, et dans les documents que vous scannez dans votre produit multifonctions au coin du bureau.

Tout le monde sait se servir de son téléphone pour prendre une photo. Pourquoi ne pas s’en servir pour aller plus loin ? Et analyser, traiter, et classer au bon endroit toutes les pièces comptables et les frais dont vous avez besoin pour gérer votre petite entreprise.

Automatiser la comptabilité c’est donc devenir la fée clochette de votre TPE. C’est maîtriser l’art du rangement, tout en fluidifiant la transmission d’informations à l’expert-comptable. Il restera en charge de 2 étapes importantes : la révision et la production d’une liasse en fin d’année.

Les services de comptabilité automatisée vous proposent :

• une chaîne automatisée permettant de faire vos devis très simplement
• de générer automatiquement un bon de commande qui se transformera en facture puis en relance le cas échéant en cas de retard de paiement
• une traçabilité parfaite de toute la chaîne d’information

Le premier avantage d’une saisie et d’un traitement automatisés de votre comptabilité est le gain de temps indéniable qu’ils procurent.

Un de nos clients 3h18, consultant informatique, nous a avoué avoir gagné 3h par mois en utilisant ce type de logiciel.

Un gros changement réside dans la sécurité dont vous disposez. Chaque soir, en fermant la porte de votre bureau, vous savez que vos données sont classées et archivées. Et surtout, qu’elles sont interprétées par le logiciel pour produire les éléments comptables dont a besoin votre expert-comptable .

Il faut noter que le gain de temps ne sera pas le même pour toutes les professions et pour toutes les tailles d’entreprises. À des degrés divers, l’automatisation de la comptabilité aura un impact positif aussi sur le pilotage de l’entreprise. La production à la demande de petits tableaux de bord vous permet de savoir où vous en êtes sur votre chiffre d’affaire, vos charges, la situation de votre trésorerie au regard d’un budget annuel. Libéré des tracas administratifs et des tâches à faible valeur ajoutée, vous pouvez, en tant que chef d’entreprise, vous consacrer à ce qui a vraiment de l’importance. Vous éliminez les tâches chronophages qui encombraient votre agenda.

Le temps ainsi gagné peut être investi dans la prospection de nouveaux clients, le développement d’un chantier de fond qui prenait du retard année après année, … Ou tout simplement dans du temps libre ! Car on sait que plus de 60% des chefs d’entreprise travaillent le week-end (enquête Ipsos de 2015) .

Il y a de nombreux documents et pièces comptables que nous avons envie de rendre accessibles dans un espace sécurisé.

C’est fou le nombre de facturettes, de factures fournisseurs, de notes de frais, de factures clients, de relevés bancaires, de contrats clients, de devis … qui s’accumulent tout au long de l’année pour une entreprise de 400000€ de chiffre d’affaire annuel.

Un système de comptabilisation automatique va vous permettre de retrouver toute cette paperasse. Mais aussi de sécuriser ces informations. Et surtout de classer de la bonne manière les documents, surtout quand vous n’avez pas l’information comptable. 

Saisir une facture de téléphone dans le compte 626 1000 n’est pas le trip préféré des chefs d’entreprise. Vous préférez vous concentrer sur la signature de nouveaux clients, ou sur la production du service que vous vendez. Normal, c’est votre métier !

Et pourtant ! Si cette information n’est pas classée au bon endroit, votre expert-comptable vous demandera de le corriger en fin d’année.

Un système permettant l’automatisation de ces informations, et leur classement, simplifie la vie de tout le monde. Cela vous permet de vous consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et en particulier sur la gestion et le développement de votre petite entreprise.

Pouvez-vous imaginer que votre système de comptabilisation automatique peut se passer de la saisie comptable d’un être humain dans la majorité des cas ? Et ainsi reconnaître l’émetteur de la facture, la date, le montant, la nature des dépenses et les échéances de paiement ! Ce petit logiciel qui n’a l’air de rien va ensuite classer la pièce à comptabiliser, et la ranger dans un échéancier prévisionnel.

En quelques secondes, vous disposez d’une prévisionnel à jour.

En automatisant la comptabilité, le processus de saisie des informations comptables devient beaucoup plus fluide.

Et surtout, cela vous simplifie la vie ! Tous ceux qui ont vécu la complexité de la gestion administrative actuelle ne pourront que nous remercier de leur avoir mis dans les mains un outil pareil !

Grâce à l’automatisation de votre comptabilité, de nombreuses erreurs de saisie et de discussions inutiles avec l’administration fiscale seront éliminées.

Vous avez désormais l’opportunité de limiter les risques pour votre petite entreprise. Et vous pouvez optimiser la gestion, en utilisant des logiciels de production de devis et de facturation. Vous garantissez ainsi la traçabilité des informations.

De plus, disposer d’un outil garantissant l’encaissement des créances vous permet de garder votre entreprise en bonne santé. Votre journal des ventes est géré automatiquement, la facture client placée dans un échéancier d’encaissement prévisionnel, les déplacements d’échéance vous produisent des alertes, et vous envoyez automatiquement, sans intervention humaine, des rappels et injonctions de mise en recouvrement.

Qui n’a jamais rêvé de limiter les risques liés à la comptabilité de son entreprise, ou à une mauvaise gestion, tout en optimisant le pilotage prévisionnel ?

Le rêve est désormais possible ! Et si vous souhaitez profiter d’une assistance administrative quelques heures par semaine pour vous installer une comptabilité automatique, alimenter le système, et réaliser les tâches humaines qui ne peuvent pas être totalement confiées a un logiciel et digitalisé, faites appel aux services de 3h18 !

Commençons par un peu de théorie, et précisions les différents types de dépenses auxquels chaque chef d’entreprise de TPE doit faire face :

• les factures et salaires 
• les dépenses récurrentes (la publicité en ligne, les abonnements, le matériel bureautique et informatique, les paiements par carte, …)
• les dépenses quotidiennes, ou plus exactement les dépenses de caisse, les avantages salariaux et les frais de déplacement
• la TVA

Les factures et salaires représentent évidemment la partie la plus importante de vous dépenses. C’est celle qu’il faut surveiller. Et la mettre sous contrôle dès le premier jour d’exploitation de votre entreprise.

Les dépenses récurrentes sont nécessaires au bon fonctionnement de votre TPE. Mais les montants sont souvent inférieurs au salaire. On considère donc que ces dépenses sont largement manageables.

Pour améliorer la gestion de vos dépenses, et donc de votre cash disponible, nous avons listé des « tips » qui peuvent vous servir en tant chef d’entreprise de TPE, que vous soyez débutant, stratupper, ou déjà chef d’entreprise aguerri.

Tout d’abord il est important de se concentrer sur les dépenses les plus importantes.

• Le salaire net, le prélèvement à la source, les cotisations employeurs et la mutuelle

L’idéal et de disposer d’un système permettant d’y voir clair. Et de répartir les sommes par salarié, par projet et parfois par équipe.

En effet ces informations de pilotage deviennent de plus en plus importantes au fur et à mesure que l’entreprise grandit.

De la même façon, très rapidement, les virements manuels seront trop chronophages. Ils devront être remplacés par des outils permettant d’automatiser ces tâches, tout en laissant un niveau de contrôle au chef d’entreprise. Rien ne remplace le coup de tampon sur le parapheur !

• Autre point de dépenses clés pour une TPE : les factures fournisseurs

Elles représentent des engagements contractuels qu’on ne peut pas négliger.

Un client de 3h18 nous demandait de lui trouver un service permettant de mieux détecter les fausses factures fournisseurs. Et surtout, les factures réclamées alors que les prestations, et la livraison, étaient partielles ou non conformes.

Une petite entreprise de moins d’un million d’euros de chiffre d’affaire peut avoir besoin de renfort sur le contrôle des factures fournisseurs et leur mise en paiement, grâce à la mise en place d’un workflow. Des logiciels, parfois gratuits, permettent de résoudre de nombreux problèmes. Et une assistante des ventes, quelques heures par semaine, garantira un pointage, un rappel des fournisseurs, ainsi qu’une coordination entre les commerciaux et la comptabilité optimum.

On parle beaucoup de digitalisation et de dématérialisation de factures. Bien sûr, il est nécessaire que tous les chefs d’entreprise s’y mettent progressivement. Mais chez 3H18 nous identifions d’abord une priorité. Mettre en place un processus fluide de contrôle des factures, des contrats clairs avec les fournisseurs, et un premier niveau de rapprochement digitalisé des factures avec les bons de commande et bons de livraison. En quelques jours, un assistant de gestion eet capable de mettre en place un tel système. Donc pourquoi s’en priver ?

Les notes de frais sont encore la hantise de la plupart des chefs d’entreprise. Et un véritable pensum pour ceux qui sont obligés de les valider, de les compléter, de vérifier les pièces justificatives, et de les transmettre à la comptabilité.

Heureusement, il existe des solutions digitales ! Elles permettent d’avoir un circuit de validation et de vérifier la bonne application d’une politique de dépenses.

À titre d’exemple il est possible de ne rembourser les restaurants qu’à hauteur de 15€, et les hôtels de 80 €.

Savez-vous que le piège principal des notes de frais sont les fraudes induites par des doublons de justificatifs ?

Il faut donc faire attention à plusieurs éléments comme le double remboursement, ou plus simplement le non-respect de la politique de l’entreprise et donc des dépenses non conformes.

• Autres dépenses à mettre sous contrôle : les dépenses ponctuelles ou petites dépenses

Ces dépenses de fonctionnement permettant d’acheter des abonnements ou des petits matériels, sont souvent payées par prélèvement ou par carte de crédit. 

En tant que chef d’entreprise, vous devez être très attentif à ces dépenses. Elles souffrent très souvent d’un manque de justificatifs.

Et puis, combien d’entreprises continuent de payer des abonnements non justifiés et donc d’avoir des dépenses inutiles ?

Pour mettre en place un contrôle renforcé dans les TPE, il existe des cartes de paiement d’entreprise. Elles évitent de faire passer la carte bleue de l’entreprise de main en main.

C’est l’option choisie par les experts-comptables ou les assistant.e.s de gestion 3h18 quand ils mettent en place les bonnes pratiques courantes dans les très petites entreprises. Il choisissent des cartes d’entreprise, avec un plafond de paiement. Cette solution permet également aux salariés de garder une autonomie.

De plus, vous pouvez être aidé par des outils informatiques validant les reçus ; ou vous proposant un workflow en amont de la dépense.

• Les dépenses de fonctionnement

Les grandes sorties de cash sont souvent liées aux grosses dépenses de fonctionnement. Comme les loyers de bureaux, par exemple, qui sont généralement réglés par virement car les montants sont très élevés.

Un client de 3h18 s’est rendu compte qu’il avait mal paramétré les règlements automatiques de ses loyers. Il nous a demandé de reprendre l’ensemble des éléments relatifs à ces paiements, en y apportant un contrôle humain. Notre un assistant administratif y passe en quelques heures par mois. Mais que d’argent perdu à cause de cette erreur !

Dans tous les cas vous pouvez mettre en place des outils permettant de matcher les commandes et les factures, et de disposer d’un outil de reporting à la demande.

Dernier sujet permettant d’optimiser le cash dans une petite entreprise des quelques dizaines de milliers d’euros de chiffre d’affaires : la TVA.

La TVA n’a pas les mêmes taux dans tous les pays d’Europe.

En tant que comptable, le chef d’entreprise doit vérifier s’il se fait rembourser avec le bon taux et ce n’est parfois pas une mince affaire !

Dans le cadre d’un voyage d’affaires, une personne parcourant plusieurs pays en Europe devra demander le remboursement de la TVA supportée dans les États membres qu’il a parcourus. L’administration fiscale met à cet effet à votre disposition, un portail dont il faut connaître les arcanes …

Mais attention, pour ouvrir droit au remboursement, les dépenses doivent être :

• Nécessaires à la réalisation de l’activité économique
• Des services fournis ouvrant droit à déduction (ex: dépenses liées au transport et à la restauration, droits d’entrée aux foires et expositions, etc)
• Grevées de TVA considérée comme déductible dans l’État où la TVA a été perçue

Si vous souhaitez déléguer ces tâches nécessitant du temps et des contrôles, il est toujours possible de faire appel à une assistance administrative pour quelques heures par mois. Vous êtes ainsi sûr de ne pas vous tromper !

Avec l’expérience certaines erreurs de débutant ne se font plus !

Récupérer une facture prélevée est vraiment très difficile. Surtout lorsque votre TPE fait face à des entrées et sorties permanentes de prestataires ou de nouveaux salariés.

Afin de simplifier l’approbation des factures, nous vous conseillons l’utilisation de cartes virtuelles récurrentes. En effet : plutôt que de constater un décaissement en chargeant une carte de débit une fois par an ou une fois par mois, vous pourrez attacher la carte à un payeur. Et saurez donc mieux vous organiser pour retrouver celui ou celle qui a procédé à l’achat. Si vous n’utilisez plus le service, il vous suffit de stopper le chargement de la carte. Et de contacter le fournisseur en question, pour vous assurer de la bonne résiliation du service.

En résumé il existe de nombreux leviers pour simplifier, digitaliser, et réduire les dépenses de votre petite entreprise.

La combinaison des meilleurs outils du marché, ou même d’une solution gratuite, avec une assistance de gestion chez vous ou à distance, vous garantit de disposer du meilleur des 2 mondes : la technologie et la proximité humaine !

Si vous voulez aller plus vite dans la mise en place de votre plan de productivité, gagner du temps, déléguer sans risque et être accompagné pendant que vous vous concentrez sur votre développement stratégique, contactez-nous pour en parler !