Secrétariat à distance : simplifiez la gestion de votre entreprise

Lorsque l’on vous parle de surcharge de travail, vous vous sentez concerné ? Entre les tâches administratives, les appels téléphoniques, la gestion d’agenda, la facturation, la permanence téléphonique, la gestion d’un planning et la prise de RDV, vous n’avez plus une minute à vous et vous aimeriez trouver une solution d’assistance administrative sans avoir à embaucher une secrétaire assistante, une assistante administrative ou une standardiste ? C’est une situation courante pour laquelle il existe une solution simple : le télésecrétariat proposé par les secrétaires indépendantes du réseau 3H18. En effet, le secrétariat à distance présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Grâce aux services de nos freelances expérimentées, vous allez gagner du temps et vous pourrez vous concentrer sur votre métier !

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Pas une minute à perdre pour découvrir les services d’externalisation du métier de secrétaire développés par 3H18. Faites appel à un assistant indépendant pour améliorer votre organisation administrative et commerciale !

Qu’est-ce que le secrétariat à distance ?

Pour commencer, il faudrait dire qu’il s’agit d’une alternative économique très intéressante pour les entreprises. En effet, le secrétariat à distance, ou télésecrétariat, permet d’externaliser toutes les tâches inhérentes au secrétariat, tels que l’accueil téléphonique, la gestion des appels, la gestion de l’agenda, la prise de rendez-vous, la relecture, l’envoi de relances, la transcription, les comptes rendus, etc. À distance, une télésecrétaire utilise des outils en ligne, sur internet, pour gérer toutes ces tâches pour le compte de votre entreprise. Elle maîtrise parfaitement les outils bureautiques et informatiques et permet à votre société de s’intégrer pleinement dans l’ère de la numérisation pour gagner en productivité.

Que vous exerciez votre activité en tant que profession libérale, par exemple dans un cabinet médical, ou que vous soyez dirigeant d’une TPE ou d’une PME PMI, la secrétaire à distance est une professionnelle polyvalente capable de gérer vos missions ponctuelles (remplacement d’un salarié en congés, surcroît temporaire d’activité) ou récurrentes (standard téléphonique, secrétariat téléphonique, retranscription audio). Profitez de prestations sans engagement et sans augmenter le montant de vos charges sociales grâce au statut d’auto-entrepreneur de nos secrétaires à distance qui travaillent en télétravail.

Quels sont les avantages du secrétariat à distance ?

Le télésecrétariat est un service de secrétariat régulier mais sans présence physique à l’intérieur du bureau. Les PME et les grandes entreprises sous-traitent ce service, ce qui permet d’économiser les coûts liés à l’existence d’un secrétariat permanent.

Depuis le début de l’épidémie de Coronavirus, un nouveau mode de travail est né : le télétravail. En effet, de nombreux employés se sont adaptés au travail depuis leur domicile et poursuivent leur vie quotidienne avec un modèle hybride de travail.

Le télésecrétariat est donc un excellent choix pour les entreprises. Voici quelques-uns de ses avantages par rapport à un secrétariat traditionnel :

  • les économies : avec le service de télésecrétaire vous économiserez le salaire et les coûts de la sécurité sociale par rapport à un secrétariat normal ;
  • l’externalisation des tâches : avec une télésecrétaire, vous n’aurez pas à vous soucier de qui répond aux appels si vous télétravaillez ou donner votre numéro personnel. Vous aurez un numéro de téléphone fixe qui servira de standard pour vos appels ;
  • la qualité des services : nos freelances ont des années d’expérience dans le secrétariat et ils disposent de toutes les compétences nécessaires pour vous simplifier la gestion de votre entreprise.

En quoi le secrétariat à distance offre-t-il la garantie d’un soutien administratif sur-mesure ?

Grâce à une parfaite maîtrise de la bureautique, chaque secrétaire indépendante 3H18 est aujourd’hui capable de prendre en main de nombreux aspects de la gestion administrative. Que ce soit pour libérer l’avocat qui souhaite se concentrer sur ses clients et développer son cabinet , ou pour le chef d’entreprise qui a besoin de temps pour prospecter de nouveaux marchés.

Le télésecrétariat se présente comme la solution idéale pour profiter de nombreux services qui peuvent s’adapter à des besoins précis. Ils englobent :

  • la gestion d’agenda ;
  • la tenue de planning ;
  • la rédaction de comptes rendus ;
  • le suivi des relances clients ;
  • la gestion des courriers ;
  • la prise de rendez-vous commerciaux ;
  • la mise à jour de dossiers médicaux ;
  • la saisie comptable ;
  • les services d’un centre d’appel ;
  • la prise en charge multilingue des appels avec le nom de votre entreprise, filtrage et/ou prise de messages et communication par e-mail ;
  • le service de transfert d’appels ;
  • la réductions sur les tarifs d’utilisation ponctuelle des espaces ;
  • la mise à disposition des autres services auxiliaires du centre.

En d’autres termes, le télésecrétariat peut vous faire profiter d’un gain de temps considérable. Et si vous faisiez appel à une secrétaire indépendante maîtrisant parfaitement les outils informatiques pour ne plus avoir à vous soucier des formalités administratives ?

Besoin d’aide pour trouver une bonne secretaire à distance pour votre entreprise ? Contactez nous et discutons de vos besoins.

Qu’est-ce que le secrétariat à distance peut apporter à votre entreprise ?

Le télésecrétariat en tant que tel englobe de nombreux domaines différents. Tous sont essentiels au bon fonctionnement d’une société, mais représentent une surcharge de travail pour les dirigeants, qui finissent par manquer de temps pour se concentrer sur le développement de leur entreprise et sur leur activité professionnelle.

Pour pallier à cela, le secrétariat à distance se présente comme une solution incroyablement judicieuse et pratique. Il est très difficile de lister tous les services qui peuvent être proposés par une secrétaire à distance indépendante, mais il va de soi que le gain de temps et de productivité est garanti, en plus d’être précieux.

Parmi les missions qui peuvent être proposées par la télésecrétaire, on peut évoquer la permanence téléphonique, et, de manière plus globale, la gestion de la relation clients. Ce service est particulièrement intéressant si vous exercez une profession libérale dans un cabinet d’avocat ou dans une entreprise du BTP, par exemple, puisque la gestion de l’agenda ainsi que la prise de RDV ainsi que des milliers de micro tâches administratives peuvent être pris en charge grâce au télésecrétariat. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : vos clients.

Les missions générales qui peuvent être assurées sur le principe du télésecrétariat sont vastes : administratif courant, frappe de documents, mise en page, archivage, gestion du courrier, ou encore suivi des règlements clients font partie des tâches les plus courantes. N’hésitez pas à contacter 3h18 pour trouver la solution de télésecrétariat qui convient le mieux à vos besoins.

Comment profiter des avantages du secrétariat à distance ?

Pour profiter des avantages du secrétariat à distance, vous pouvez contacter 3H18. Grâce à nos secrétaires, vous pourrez déléguer vos tâches rébarbatives et bénéficier d’une aide administrative de qualité. Il existe de nombreuses situations pour lesquelles le télésecrétariat peut se présenter comme la solution idéale :

  • Vous avez besoin d’une secrétaire bilingue pour répondre à des clients étrangers ?
  • Vous avez besoin d’une secrétaire comptable pour gérer vos flux de trésorerie ?
  • Vous aimeriez avoir la certitude de confier la gestion de la relation avec vos clients à une personne de confiance qui a le sens de l’organisation et qui est à l’aise avec les termes de votre secteur ?

Votre conseiller 3H18 étudiera vos besoins en assistance administrative afin de trouver un(e) secrétaire administratif(ve) disponible rapidement pour réaliser tous vos travaux administratifs.

Le télésecrétariat comme le secrétariat externalisé peut s’adapter à des besoins ponctuels comme réguliers. Le principal avantage est, évidemment, le gain de temps que cela représente pour vous, et ce, quelles que soient vos responsabilités.

La gestion de votre agenda est facilitée, la prise de RDV également. Vous pouvez vous concentrer sur votre activité principale sans vous encombrer des tâches administratives. Votre assistante administrative vous suit sur la durée. De plus, tous nos services sont modulables et s’adaptent à votre flux d’activités. Vous n’avez pas d’engagements de temps, la flexibilité est totale.

La délégation de ces tâches via le télésecrétariat de 3h18 vous permet aussi de gagner en sérénité, puisque les compétences de nos prestataires expérimentés sont garanties et cela même pour le secrétariat médical.

Pourquoi choisir le secrétariat à distance pour optimiser la gestion téléphonique ?

Beaucoup de gens ignorent qu’il existe aujourd’hui des services très simples à utiliser et très performants pour mettre en place des prestations de secrétariat à distance. Cela inclut, bien entendu, la gestion de votre relation client. De plus en plus de petites entreprises qui sont à la recherche de flexibilité pour se développer font ainsi appel à des freelances qui assurent leur permanence téléphonique.

Ce type de sous-traitance garantit des réponses rapides à vos clients ; vous ne recevrez plus de plaintes concernant la difficulté à vous joindre. Votre assistante se chargera de surveiller votre boite mail, de noter les messages et de vous tenir informé des priorités. Elle fera preuve de réactivité, de discrétion et de ponctualité pour satisfaire les besoins de vos clients. Il est également possible d’avoir recours à un agenda en ligne ou à une permanence téléphonique. Vous ne serez plus interrompu tout au long de la journée et vous gagnerez en efficacité grâce à une meilleure gestion du temps. Votre entreprise ne s’en portera que mieux.

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